「経費精算」とは、企業が活動するにあたり、かかる費用を精算することをいいます。例えば、社員の外出には交通費がかかるほか、接待費や業務に用いる資材の購買費などの費用がかかります。
そうしたさまざまな経費を一括で管理して、業務効率の大幅な向上を推し進められるのが「経費精算システム」です。自社にとって最適で使いやすい経費精算システムを導入すれば、ITの強みを十二分に活かした業務効率化を進められるでしょう。
経費精算システム導入前に社内で確認すべきこと
多くの企業で使用実績がある人気の経費精算システムは、煩雑化してしまった経費精算のフローを簡単にしてくれるほか、中には現行システムとの連携が可能なものもあります。
多数の経費精算システムがすでに出回っていますが、それぞれの特徴もさまざまです。自社の状況に適していて使いやすい製品を選び、業務効率化に繋げましょう。
導入する前に行うべきこととして、まず１つ目に、煩雑な業務の棚卸ができているか、自社の抱えている問題が明確になっているか、などを確認する必要があります。例えば以下のように現状抱えている問題点をピックアップしていきます。
- 営業スタッフが多く、交通費精算の手間がかかっている
- 経費精算する際の帳票入力の手間をできるだけ省きたい
- 経費精算の書類の管理が不十分（領収書の保管場所の問題や、精算しようとしたら領収書を紛失していた等）
こういったさまざまな課題を整理して、自社に合ったシステムの導入を検討していきます。
２つ目は、社内ニーズとの整合性を検討します。
多くの企業でよく耳にするパターンとして、システムを導入したものの、営業担当者から不満が聞こえる、といったケースがあり、留意しなければなりません。
経費精算システムを導入する際、経理部門担当者やシステム担当者の声を重視することが多いため、彼らの要望が強く反映されがちです。「営業担当にとっては使い勝手が悪い」などといった不満がでないよう、全社的な目線で検討しましょう。
３つ目に、使用中の会計システムや基幹システムとの互換性を考慮しましょう。
経費精算システムの中には、表計算ソフトや経理・会計ソフトと連携して使えるものもあります。社内で利用しているソフトと相性の良いものを選べば、過去の経費精算データなどを取り入れて活用することもできます。
こういったポイントを抑えることで、事前に検討する課題や、システム運営会社への確認内容などが明確になります。自社にあった経費精算システムを検討する基準となるでしょう。
セキュリティ面は大丈夫？
経費精算システムを導入するにあたり、セキュリティ面もきっちり確認しておきたいところです。
情報セキュリティの隙はないか
現在は、コンピュータウイルスへの感染や情報漏洩をはじめとしたネット上のリスクが非常に多い時代です。自社のシステムをハッキングから守り、情報漏洩の予防策を講じるなどサイバーセキュリティを踏まえて、しっかりと管理できるシステムを選定する必要があります。また自然災害のような万一の事態に備えた対策も検討しておきたいものです。
サポートやアフターサービスは充実しているか
経費精算システムは、いったん導入したら長期的に使い続けることが前提です。何かあったときのサポートや保証が手厚いサービス会社から導入するに越したことはありません。
長く付き合え、もしもの時に支援を受けられるシステムを選択すれば、より安心して経費精算をシステム化できます。
社内での活用を促す施策も必要
こういった経費精算システムの新規導入には、社員の協力体制が不可欠で、そこを意識することも重要なポイントです。先に述べたように、システム導入後「営業担当者からの不満が出る」などといったケースもありました。
加えて「経費精算システムを導入してみたものの、なかなかスムーズに浸透しなかった」というケースもあるので、システムを導入したら、社内で活用を促進する方策も講じておくとよいでしょう。
その一つとして、研修会や講習会のような社内イベントを実施することをおすすめします。システム提供会社によっては、導入後の研修やサポートを実施している場合もあります。
この「促進と普及」といった部分に注目することも、システム導入時の検討材料になるでしょう。また社内でも専任の担当者を設けておけば、新たに組織に加わる社員が出てきたときにも、システムの有効活用を後押ししてくれるはずです。
たくさんのメリットを持つ、経費精算システム。今では多くの製品が市場に流通しています。経費精算システムは運営会社によりその機能や強みには違いがあります。社内の状況と照らし合わせて、最適な製品を選び、スムーズに運用する支援体制の整備が大切だといえるでしょう。
経費精算システムの決定版「HRMOS経費」は経費精算のIT化を進め経費精算の円滑化と経営の効率化の推進を支援します。
経費精算のIT化を進める代表的な方法の一つが、経費精算システム「HRMOS経費」の活用です。
初期費用は無料・月額1人あたり580円から
「HRMOS経費」は、初期費用と月額使用料の設定が大変お得です。
インストールなどの難しい作業が必要ない「クラウドサービス」の基本サービスパックなら、初期費用は無料です。
また、50ライセンス（50人分）で月額29,000円（1人あたり580円）から利用できます。
新しいシステムの使い方を覚えたり、教えたりする手間も不要
「HRMOS経費」は経理知識がなくても使いやすい経費精算システムです。経理になじみがない人でもすぐにわかるような選択肢が並び、支払った金額を入力するだけで、簡単に経費申請ができます。
もっともわずらわしい交通費や出張費の申請は、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを「ネットワーク型ICカードリーダー」にピッとするだけで完了！PCを立ち上げる手間もなく、新しいシステムの使い方を覚える必要もありません。もちろん経理担当者のチェック作業も大幅に軽減できます。
初期の導入サポートと継続サポート体制も充実
導入に関するサポートは、お電話、メール、FAXの複数窓口をご用意しています。さらに、お問い合わせ履歴をすべて保存しているので、その都度、適切な回答が得られる点も大きな魅力です。
また、対面での導入支援、操作支援などの有償サービスもあり、状況によって使い分けられます。
よくあるご質問「導入」について｜クラウド経費精算システム「HRMOS経費」
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経費精算システムはイージーソフトの「HRMOS経費」
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経理の知識がなくても、簡単に経費精算できる「HRMOS経費」は、一般の大手企業だけでなく、金融機関、学校、各種団体、特殊法人など、業界規模問わず豊富な導入実績があります。
安心安全なセキュリティ・改ざんも未然に防ぐ
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