ご自身が在籍する会社の「出張旅費規程」を見たことはありますか?「就業規則なら見たことはあるけれど、出張旅費規程なんてあっただろうか?」というビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。

改めて出張旅費規程を確認してみると、ご自身のメリットになるお得な情報が載っているかもしれません。また、企業側から見ても節税につながるポイントが隠されているかもしれません。今回は、企業にとって「出張旅費規程」とはどういった位置づけのものなのか、また、導入や作成についてのポイントを解説します。  

出張旅費規程とは?

出張旅費規程とは、従業員の出張に関するルールをまとめたものです。細かい内容は企業によって異なりますが、主に以下のようなものについて定められています。

  • 出張の定義
  • 旅費として精算できる費用の種類
  • 定額支給の場合の金額
  • 申請・精算の方法

出張旅費規程導入のメリット

出張旅費規程を作成し、出張費を上手に活用できれば、従業員だけでなく企業側にとっても多大なメリットが生まれます。それでは、どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

メリット1:節税できる

出張旅費規程を導入するメリットの1つは節税です。例えば「日当」について考えてみましょう。

出張旅費規程がない場合は、従業員に対して支払う出張日当の勘定科目は給与として分類されます。そのため、給与の受け側(従業員)は住民税を支払い、企業側はそれに準じた社会保険料などを支払わないといけません。しかし、出張旅費規程で「日当」を定めれば、従業員側は税金を引かれることなく額面通りの日当がもらえ、企業側は社会保険料や法人税を削減することができます。 

出張費の節税についてさらに詳しく知りたい方は、下記のコラムもお読みください。

出張日当の有効活用で節税する方法|経費精算.com

メリット2:経費精算が簡単になる

出張旅費規程に「日当」を設ければ、細かな経費精算を削減することができます。

例えば、「本来自宅で食べるはずの夕食が外食となる」「定期購読している新聞を読みたいが、出先なのでわざわざ購入しなければいけない」などといった場合、在宅中はお金をかけずに手に入るものが、出張時には手に入らず、余計なお金がかかることがあります。それらの細かい費用を全て経費精算しようとすると、一度の出張で大量の経費精算書類や領収書を処理しないといけません。これだと出張者にも経理担当者にも多大な負担がかかります。そこで、細かい費用をまとめて「日当」として支給すれば、経費精算自体を簡略化できるのです。 

このように出張旅費規程を作成して「日当」を定めておけば、企業側にも従業員側にもメリットがあることがわかりました。ただし日当の策定には注意すべき点もあります。たとえば実際の出張にかかった出費額よりも支給する日当が多すぎた場合、企業側の負担は多大なものになるので、なるべく適性な金額に定めたいものです。

メリット3:出張旅費規程の作成ポイント

出張旅費規程を作成する際に、あらかじめ決めておくべきことを解説します。

出張の定義

何が「出張」として扱われるのか、条件を定義しましょう。
一般的には距離に応じて「出張」と定める企業が多いようです。「移動距離100㎞以上を出張とみなす」などと定義づけをします。 

出張費の種類と支給額

出張費として支給するものは「交通費、宿泊費、日当」などが含まれます。
全てを定額支給とするのか、実費精算とするのかは会社によって決めていきます。例えば、以下のように定めることもできます。

  • 交通費:全て実費請求
  • 宿泊費:上限を定めて、実費請求
  • 日当:役員は4000円、部長・課長クラスは3000円、一般社員は2000円など、役職に応じて支給額に差をつける

申請の方法と精算方法

具体的な申請方法や精算方法のルールを定めることがポイントです。

  • 出張申請は出張が決定した時点で、日程・訪問先・理由・経路・大まかな費用を所定のフォーマットに記載し、提出する。
  • 出張報告書の作成
  • 出張に関する経費精算書の提出

など、出張に際して必要な手続きをフローにまとめておくと便利でしょう。

以上のように自社の経営状況や方針、就業規則などを考慮して「出張旅費規程」を定めていくとよいでしょう。各ポイントごとに、より具体的な策定することが重要です。

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