交通費精算にまつわる業務はとても煩雑です。外出や出張が多いビジネスパーソンであれば、月末の申請業務にわずらわされている方も多いでしょう。同様に、承認者や経理担当者の場合、申請された運賃や経路にミスがなく、会社の規定に準じた適切なルートになっているか、などをその都度チェックしなければならないので、悩みはつきません。

このように、交通費の申請者や精算担当者の各々の立場で相応の手間がかかる「交通費精算業務」を軽減する方法はないのでしょうか?
今回は、そんなわずらわしい業務の改善に役立つ、ICカード履歴の活用方法について解説していきます。

「ICカードリーダー」とは

ICカードリーダーとは、お買い物系や交通系等のICカードに記録された情報を読みとり、PC等に接続して情報をやりとりする機器のことです。機能として「接触型」と「非接触型」の2種類に大別されます。

    • 接触型

読み取り部分にICカードを差し込むタイプで、高度なセキュリティレベルを必要とする、キャッシュカードやクレジットカードに対応したものです。

    • 非接触型

ICカードをピッとかざしてデータを取得するタイプで、会社の入退室カードや鉄道系(Suica/ICOAなど)電子マネーのカードといったものに対応しています。

「ICカードリーダー(Felica対応)」の便利な機能とは?

「ICカードリーダー」で交通費精算を簡単にする方法

非接触型ICカードリーダーがあれば、多数の便利な機能が使えるようになります。

ICカードへ電子マネーを入金(チャージ)

ICカードリーダーを接続したパソコンから、「Felica」対応のICカード(Suica、楽天Edy、WAON)へ電子マネーを入金(チャージ)できます(ただしチャージにはパソコンとICカードリーダー以外に、電子マネーの決済に使えるクレジットカードが別途必要です)。
店頭や駅などにある電子マネー用チャージ機を使うときのように、現金を用意する必要がないので便利です。

交通系ICカードの利用経路と運賃をデータで取得できる

ICカードリーダーを使えば、Suica、PASMOなどの交通系ICカードの利用履歴を20件まで読みとることができます。
この機能を使えば、交通費申請の手間も内容精査の手間も、ぐっと軽減できるでしょう。

ICカード履歴についてさらに詳しく知りたい方は、下記のコラムもお読みください。

交通費精算がラクになるICカード履歴(Suica・PASMO)活用法!|経費精算.com

ICカードリーダー対応の「経費精算システム」で交通費精算をさらに効率化!

「ICカードリーダー」で交通費精算を簡単にする方法

ICカードリーダーとともに、交通系ICカードに対応した経費精算システムを使えば、取得した利用履歴のデータを自動でチェックでき、交通費精算業務をさらに効率化できます。具体的にどのような業務が効率化できるのか、交通費を処理する立場別に見ていきましょう。

申請者側:交通費精算書作成の手間を省ける

SuicaをICカードリーダーにピッとかざすと、客先訪問や打ち合わせ時に使った公共交通機関の経路と運賃等のデータが自動で取得できます。出発地と目的地、使用した経路、実際の交通費等が自動的に算出できるので、手入力で交通費精算書を作成するよりも、時間と手間を大幅に削減できます。

承認側:定期区間除外などの計算や手間もいらない

システム上で交通系ICカードの利用履歴から定期区間を控除できるので、確認作業が簡単になります。
さらに、使用できるICカードを限定し、乗車履歴を二重に取り込んでしまうといったミスを防げる機能がある製品やサービスを選ぶと、不正精算の防止もスムーズに行えます。

記録側:交通費や経路のチェック時間が軽減される

カードの履歴から自動で経費精算をするので、交通費の転記ミスや定期区間の控除等のチェック作業がほとんどいりません。

経費精算システムは、ICカードと連携できる「eKeihi」がおすすめ!

交通費精算は「eKeihi」にお任せ!

ICカード履歴を活用した交通費精算は、手入力の手間なく非常に簡単です。
SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを「ネットワーク型ICカードリーダー」にピッとするだけで経費精算を可能にする経費精算システム「eKeihi」はいかがでしょう?「eKeihi」で利用できるICカードリーダーのタイプは、ネットワーク型、USB型、スマホアプリがあります。PCを立ち上げる手間もなく、新しいシステムの使い方を覚える必要もありません。もちろん経理担当者のチェック作業も大幅に軽減できます。

交通費精算|経費精算システム「eKeihi」

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よくあるご質問「導入」について|経費精算システム「eKeihi」

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