2017年に「電子帳簿保存法」の規制が緩和され、スマホ（スマートフォン）やデジカメで領収書を撮影した画像も税務手続きの申請書類として扱われることが許可されました。今回のコラムでは、電子帳簿保存法適用後、紙の帳簿や書類を破棄するときに重要なポイントを解説いたします。
「電子帳簿保存法」とは
1998年7月に制定された「電子帳簿保存法」は、国税関係の帳簿や書類の全部または一部の、電子データによる保存を認めた法律です。
2005年、紙の書類をスキャナで電子化できるという内容の規定が追加されて以降、段階的な法改正が実施され、2017年1月には電子化に用いる入力機器としてスマホやデジカメも容認されました。
国税庁に提出する「帳簿」「書類」の保存期間
法人税法により、税務手続きにおいて必要な「帳簿」と「書類」は、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存することを義務付けられています。電子帳簿保存法の適用を受けることで以下のような大量の文書を保管するコストを削減できることは、企業にとって大きなメリットです。
「帳簿」に分類されるもの
総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳
「書類」に分類されるもの
棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書
「電子帳簿保存法」適用後、書類を破棄するときの注意点
電子帳簿保存法を申請し適用を受けた法人は、スキャナによる電子化保存規定で規定された一連のスキャニング手順を踏んで書類のスキャンを実施した後であれば、その後に領収書・レシートを破棄することが可能です。
電子帳簿保存法の「スキャニングの手順」
電子帳簿保存法に準拠した書類の受領、仕訳伝票等の整理、スキャニングの準備、スキャニングの手順の詳細については、国税庁が発表しているスキャナによる電子保存規定の第5章「 スキャニングの手順など」をご確認ください。
電子帳簿保存法の「定期的検査」
「定期的検査」とは、1年に1回以上、事務処理を行っていない第三者により、原本とデータを比較し、適切な事務処理が実施されていることをチェックすることです。
そのように「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等（国税庁の法第4条）」の事務分掌細則で規定された「相互けんせい」を満たす定期的検査を実施し、要件を満たしていれば、スキャン後の証憑を破棄することが可能です。
詳細は以下にリンクを貼った電子帳簿保存法一問一答の問3「スキャナ保存の承認を受けている場合、国税関係書類の書面（紙）は、スキャナで読み取った後、即時に破棄しても問題ないでしょうか。 」への回答をご確認ください。
「定期的検査」で確認する項目
「定期的検査」においては、以下の事項を調べます。
- 処理されるべき書類が網羅されているか
- 適正にスキャニングされているか
- 営業責任者が渡した領収書及び請求書などの書類について、改ざん等の形跡がないか
- 入金額及び支払金額が最終的な金額と一致しているか
- 入金額及び支払金額の漏れがないか
（出典：国税庁「電子帳簿保存法」「適正事務処理規定」「事務分掌細則」経理事務用検査報告書）
詳細は以下にリンクを貼った国税庁文書内の「検査報告書（経理事務用、営業事務用）」をご確認ください。
電子帳簿保存法に準拠した「スキャニング」を実施するには
電子帳簿保存法で書類を扱うときは、書類をスキャニングするときの手順が重要です。
法で規定された手順に従ってスキャニングを実施した後は、電子データが「原本」となり、紙書類を廃棄することができます。
法に則していない方法でスキャンを実施した場合は、税務上の書類として認められません。
電子帳簿保存法を適用するには、法に準拠したシステムの導入が必須なのです。
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