企業の経営において、営業活動にかかった交通費などの経費精算業務は、わずらわしく感じるものかもしれませんが、疎かにはできない重要なものです。申請するスタッフ（交通費精算の多い営業部など）、承認（申請者の上司や管理者）、入出金の管理、記録（経理部）、それぞれの立場で「経費精算を、もっとシンプルにしたい！」と常に考えているでしょう。
今回は経費精算時の面倒なポイントに注目し、これらを簡単にする方法を考えていきます。
経費精算時の５つの面倒なこと
多くのビジネスパーソンが感じる経費精算時の面倒なポイントは、大きく分けて以下の5つに分かれます。
- 手作業（領収書管理・伝票作成、Excel入力）
経費精算の手入力の場合、領収書の紛失や伝票の不備、Excelの誤入力、などといった間違いが発生する可能性はなくせません。これらの不備を防ぐには、念入りな管理が必要となるので、面倒に感じる人も多いでしょう。 - 交通費の経路・運賃チェック
申請した交通費に定期区間が入ってしまったり、外出が多い営業部門のスタッフは経路や運賃を間違えたりすることもよくあるでしょう。これらのチェック・精査はかなり煩雑な作業といえます。 - 勘定科目・金額の間違い
会議費と接待費を間違えて提出した伝票など、勘定科目に間違いがある場合は、経費精算書類を修正したり、あるいはやり直したりする必要があります。 - 会計ソフトへの入力
一つひとつは小さなものでも、費目が増えると会計ソフトへ入力する手間も相当なものです。 - 月末・期末の申請業務
忙しい月末・期末は、多くの経費精算業務をこなさなければなりません。ゆえに各部署の社員の残業は増えてしまいがちです。
担当別で起きる面倒な「経費精算」
経費精算業務に携わる、「申請」「承認」「入出金の管理・記録」の目線に分けて、それぞれ面倒を感じるポイントを解説いたします。
申請側の面倒
お客様との渉外活動などでフロントに立つ多忙な営業部は、経費精算について以下のように感じています。
- 外出が多いので、月末の交通費申請時に運賃と経路を調べ直すのが面倒だ
- 申請書類を作って提出すると、勘定科目が違うということで書き直しを命じられた。時間がもったいない…
- 出張から直帰したいが、経費精算のことで帰社しなければならず疲れが取れない
承認側の面倒
一方、各部をマネジメントする管理者目線では、どうでしょうか。
- 営業から提出される経費精算の申請書に、金額の間違いなどが多い
- 交通費の水増し請求があってから、承認前に経路や運賃の調べ直しを行っているが、大変時間がかかる
管理・記録側の面倒
企業のキャッシュフローを収集、記録する経理部門も、以下のように不満を感じているものです。
- 交通費の定期区間を除外するように何度も言っているのに忘れられることが多い
- 領収書の紛失や勘定科目の誤りといったミスが多く、仕事が増えて疲れる
- 何度も「間違いがあるのでやり直してください」と差し戻しすことで、社内の人間関係が悪くなるのではと不安だ
経費精算システム導入で「面倒」を簡単に！
経費精算は、どの事業部においても面倒と感じることが多い業務です。
とはいえ、企業活動において経費精算は避けられない重要な業務です。「ミスが発生しやすい」「やり直しが多い」「チェック作業が煩雑」といった問題の影響は、業務効率の悪化に繋がりかねません。
また、「経費精算のチェック」をし「間違いを指摘」するというフローが事業部間を越えるケースも多々あります。上司と部下の間ならまだしも他部署となると、社内の人間関係を悪化させ、従業員同士の連帯を損なうというといった問題に発展する可能性もあります。
このような問題を解決するために、
- 経費精算プロセスをシンプルにしたい
- 間違いをなくし、本来の業務へ注力したい
- 従業員のストレスを減らしたい
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