交通費の精算といえば、外出が多い営業部門系のスタッフには欠かせない業務でしょう。外出から戻ったら、打ち合わせ内容をまとめ、提案資料を作成したり、次の業務にすぐ取りかかりたいところですが、月末や提出の締め切りなどが近いと経費精算を優先せざるをえません。

とくに一日何社も訪問した挙げ句、電車だけでなくバスの乗り換えも絡んだ交通経路だと、交通費申請は厄介なものになるでしょう。降りたバス停をうっかり忘れてしまうと、あとから調べるのにも多大な時間がかかるものです。

また、経理担当者から見てもバス乗り換えが絡む交通費精算のチェックは煩雑です。申請内容の確認や乗り換えルートのチェックなど、大きな負担になります。今回は交通費精算で何が煩雑になるのか、それぞれの立場別の悩みをまとめてみました。

交通費の申請者と決済者、経理担当者、それぞれの悩みとは?

実務上、交通費の精算には申請者、承認者(決済者)、経理担当者それぞれの立場で下記のようなお悩みを抱えています。

  • 申請者
    料金や移動経路の確認など、精算書の作成に時間と手間がかかり、本業に集中できない(特に電車とバスの乗り換えが絡むと調べるのに手間がかかる)
  • 決済者
    申請内容の精査に時間と手間がかかり、不在時には承認できない
  • 経理担当者
    移動ルートや金額のチェックに時間と手間がかかり、精算業務が集中すると大きな負担になる

このような手間と時間が本来の業務を妨げていると感じているビジネスパーソンも多いのではないでしょうか?そこで、交通費精算には「ICカードの履歴管理」の活用をおすすめします。手書きの申請が不要になるのはもちろん、精査・確認作業も一気に軽減できます。

Suica・PASMOなどのICカード履歴を活用すれば経費精算が楽になる|経費精算.com

交通系ICカードを活用した交通費精算システムの導入

交通費の経費精算の悩みを解決する方法のひとつが、交通系のICカードを利用した経費精算システムの導入です。バスや電車運賃の支払いに利用したICカードを、専用のカードリーダーにかざすだけで、交通費の申請・精算ができるのです。

また、ICカードを利用した経費精算には、ICカードの登録を限定したり、定期区間を自動的に控除するなど、便利な機能が充実しています。
移動区間を自動で取り込むことで、申請書記入の手間を削減することはもちろん、承認、経理担当の精査・確認作業も大幅に削減できます。

交通費精算システム導入による申請者・承認者・経理担当者のメリット

  • 申請者のメリット
    ICカードリーダーにかざすだけで交通費申請ができるため、調べて記載するといった手作業が全くなくなり、大幅な時間節約ができる
  • 承認者のメリット
    申請内容を確認する時間と手間を削減できる
  • 経理担当者のメリット
    ルートや金額のチェックなど、煩雑な手間を削減できる

交通費精算システムはイージーソフトの「eKeihi」がおすすめ

経費の精算をスマート化する方法の一つが経費精算システム「eKeihi」の活用です。

ICカードの読み込みや乗換案内サービス「駅すぱあと」との連動機能のほか、訪問パターン転記などの機能も備えており、1日分の精算処理をすばやく完了できます。また、事前に定期券区間を登録しておけば、定期券区間の交通費を自動で控除してくれます。

交通費精算|経費精算システム「eKeihi」

さらにAndroid向けにICカード読み取りアプリ「eKeihi ICカードリーダー」もご用意しています。
NFC対応のAndroidスマートフォン・タブレットの裏にあるFeliCa読み取り部分にICカードをかざすだけで履歴を「eKeihi」に自動で記録することができます。

eKeihi ICカードリーダー|経費精算システム「eKeihi」

初期費用は無料・月額1人あたり580円から
「eKeihi」は、初期費用と月額使用料の設定が大変お得です。
インストールなどの難しい作業が必要ない「クラウドサービス」の基本サービスパックなら、初期費用は無料です。
また、50ライセンス(50人分)で月額29,000円(1人あたり580円)から利用できます。

価格|経費精算システム「eKeihi」

初期の導入サポートと継続サポート体制も充実

充実したサポート体制も魅力です。システム導入に最近際するご相談は、お問合せ履歴の参照などができるお客様専用画面からのお問合せのほか、お電話、メール、FAXをご用意した窓口にて回数制限なく、丁寧に承ります。そのほかに、対面での導入支援もあるので、スマホアプリに慣れない方へのサポートも万全です。

よくあるご質問「導入」について|経費精算システム「eKeihi」

経費精算システムはイージーソフトの「eKeihi」
豊富な導入実績

経理の知識がなくても、簡単に経費精算できる「eKeihi」は、一般の大手企業だけでなく、金融機関、学校、各種団体、特殊法人など、2,600社60万ユーザーを超える導入実績があります。

安心安全なセキュリティ・改ざんも未然に防ぐ
「eKeihi」は、低コストで気軽に導入できる「クラウドサービス」と、お客様管理のサーバにインストールする「オンプレミス」をご用意しています。

このうち「クラウドサービス」では、世界トップレベルのセキュリティを誇る、「Microsoft Azure」を採用。通信の暗号化やバックアップ体制ももちろん万全。安心してご利用いただけます。
また、インターネットへのアクセスが禁止された環境でのご利用時には、「オンプレミス」を選択できることもポイントです。

機能面では、一度精算書を提出すると、金額などの重要項目を完全にロックして改ざんなどを防ぎ、データを確実に保全します。電子帳簿保存法にも完全準拠しているので、領収書の電子化も安全・確実に行うことができます。

オプション豊富で拡張性も高い

さらに設定の変更のみで、お客様のご希望どおりの要件を実現できる「拡張性の高さ」も人気です。
簿記や経費精算の知識があるスタッフによるサポートも手厚く、導入時の「わからない」も速やかに解決します。
「eKeihi」のお問合せはイージーソフトまで、お気軽にご相談ください!