出張が多い社員にとって、日々の出張費精算は時間的にも業務量的にも大きな負担です。日々発生する交通費の精算に加え、遠方に出張した際の旅費交通費など、その都度精算できれば問題はありませんが、月末になると作業がたまって、処理に時間がかかって困る、という人も多いでしょう。

今回は、出張申請の機会が多い営業担当者と、その精算を担う経理担当者の作業をスムーズに進めるためのポイントをいくつかご紹介します。

出張が多いビジネスパーソンの悩みとは

出張費用の精算にかかる負担を減らすには、出張する本人がその都度費用の精算をしておくことです。そうすれば月末に精算業務が山積みになることもありません。
しかし、現実問題として出張帰りというのはいつも以上に忙しいもの。経費精算のための時間を確保するのは簡単ではありません。その結果、月末に出張経費や交通費の精算にまとめて時間を費やすことになります。出張が多い企業の出張精算の悩みは以下のような内容が挙げられます。

  • (出張者)運賃を控えておらず、移動ルートを思い出すのに時間がかかる
  • (出張者)経費精算書類を作成する時間を取らないといけない
  • (出張者)高額になることが多く、出張費用の立て替えが負担
  • (承認・経理)それぞれ役職・時間帯・移動距離に応じた経費精算の為、規定を確認しながらの処理になる
  • (承認・経理)それぞれに異なる金額の申請や精算を、各個人別に確認する必要がある

経費が発生したらすぐに処理をしていれば問題はありませんが、時間が経過するうちに記憶が薄れ、移動ルートを思い出す手間や、メモなどを見返すのにも時間を取られてしまいます。

出張精算をスムーズにするには?

そういった出張申請者の悩みを解決する方法として、以下の3つが考えられます。

  • ルールと記載例を明確にする

出張申請者にとっても経理担当者にとってもロスになるのが、記入漏れや記入ミスによる「差し戻し」です。精算用のテンプレートや記載例を、誰でも・いつでも閲覧できる方法で共有しておけば、ミスを削減できます。

  • 定期的なルーティーンの見直し

もしテンプレートを用意していても記入漏れやミスが頻出しているのであれば、現行のルールやテンプレートが、使う人にとって分かりづらい可能性があります。誰が見ても分かりやすく間違いにくいフォーマットにするためには、定期的に見直して更新していくのがおすすめです。

  • 経費精算システムを活用する

紙資料での管理や、表計算ソフトを使った経費精算は、どれだけ注意していてもヒューマンエラーが起こり得ます。経費精算システムを利用すれば、入力ミスや記入漏れを防止できるので、手作業によるミスをなくすことができます。

出張者の立て替え負担を減らすには?

経費精算だけでなく、出張申請者にとって負担なのが、出張時にかかる経費の立て替えです。
たとえば、出張先への移動に必要な新幹線のチケットや現地でのタクシー代、レンタカーの代金や駐車場代などの交通費や宿泊費などです。これらの経費は領収書を保管し、出張を終えた後に精算すればお金が返ってきます。

しかし、出張先に向かうためにフライトチケットなどの高額の立て替えが必要となる場合、個人の負担としては大きくなります。その場合、「仮払金」を活用することで負担をなくすことができます。またクレジットカードの利用(個人・法人名義)やICカードを利用し立替金として現金を用意する負担をなくす方法もあります。

仮払金の活用フロー

出張が決まり、経費が高額になると分かった場合には、出張担当者が事前に「仮払金申請書」を作成すれば仮払金が受け取れます。

経理担当者は責任者承認済みの申請書を受け取ったら、仮払金を出張担当者に渡します。出張から帰ったあとは、出張担当者が「仮払経費精算書」と領収書、仮払金の差額を経理担当者に渡し、それらをチェックする、というのが一般的なフローです。

この仮払いという手続きを踏めば、出張する本人に金銭的な負担はなくなりますが、精算の手続き段階では、申請書を用意したり、出張前に仮払金を準備したりと余計な手間はかかってしまいます。

そんな出張費用に関する「仮払金の申請、精算の手続きのわずらわしさ」などでお悩みの企業様は、事前申請・事後精算がスマートに処理できる経費精算システムを導入されてはいかがでしょうか?
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