仮払金(かりばらいきん)とは、経費処理の勘定科目が確定していないときに会社が事前に従業員へ渡す現金のことです。使用後はすみやかに経費精算し、しかるべき勘定科目へ振り替えなければなりません。今回のコラムでは、仮払金を出張費用として使い、経費精算するまでのフローを例に「仮払金」の精算方法を解説いたします。

実務における「仮払金」の使われ方

仮払金は「急に出張へ行くことになった」「足りない物品を急遽購入しなければならない」といった場面で使われます。

仮の勘定科目なので、金額と目的が確定した後は、旅費交通費、会議費、接待費といった適切な科目へ振り替え、きちんと経費精算する必要があります。

以下に、急な出張で70,000円の仮払金が必要となったときの申請と精算までの基本的な流れを記載します(各企業の規定により、フローに違いが生じる場合があります)。

「仮払金」の申請フロー

「仮払金」の精算方法とは

1、「仮払金申請書」の作成
仮払金が必要な従業員が、申請日時、仮払日、精算予定日、金額、目的、署名を記載し、捺印をした「仮払金申請書」を作成。

2、仮払申請の承認
仮払金を申請した従業員の上司が、「仮払金申請書」の内容を確認。金額と目的が適切であれば押印し、経理へ払出を依頼。

3、仮払金の支給
経理が「仮払金申請書」を精査し、金額と目的の妥当性を確認。問題がなければ申請した従業員へ仮払金を支給。

4、仕訳例:仮払金として現金で70,000円を払い出した場合
借方(資産)に仮払金70,000円、貸方(負債)に現金70,000円と仕訳

借方 貸方
仮払金 70,000 現金 70,000

「仮払金」の精算フロー

1、「仮払経費精算書」の作成
仮払金の支給を受けた従業員が、日付、仮払金額、実費金額、過不足金額を記載し、捺印をした「仮払経費精算書」を作成。

2、仮払経費精算の承認
仮払金の支給を受けた従業員の上司が「仮払経費精算書」を確認。金額と内容が適切であれば捺印して経理へ提出。

3、仮払経費精算書を精査
経理が「仮払経費精算書」の内容を精査(不適切な点があれば差し戻し)。

4、仮払経費を精算
経理が「仮払経費精算書」の内容に妥当性があると判断した場合は、適切な勘定科目へ振り分けて精算。

・仕訳例:仮払金70,000円のうち、旅費交通費として50,000円、接待費として10,000円を精算し、残額として現金10,000円を返金する場合
借方(資産)に旅費交通費 50,000円、接待費10,000円、現金10,000、貸方(負債)に仮払金70,000円と仕訳

借方 貸方
旅費交通費 50,000
接待費 10,000
現金 10,000
仮払金 70,000

月末、期末、決算期に「仮払金」の未精算分が残った場合の問題点

「仮払金」の精算方法とは

仮払金は本来、月末や決算期までに適切な勘定科目に振り分けて精算すべきものです。しかし場合によってはきちんと精算できず、決算書類に「仮払金」の勘定科目が残ってしまうこともあります。そんなふうに仮払金の未精算分があるときは、以下のようなデメリットが生じるので、ご注意ください。

税務署からみた「仮払金」未精算分のデメリット

税務署は、仮払金未精算分が、役員や従業員に対する給与や貸付金として使われていないかをチェックします。給与とみなされた場合は源泉所得税の徴収漏れ、貸付金とみなされた場合は貸付金に対する受取利息の計上漏れと指摘され「延滞税」が発生してしまいます。

国税庁|延滞税の計算方法

銀行(金融機関)からみた「仮払金」未精算分のデメリット

「仮払金」は資産に分類されます。銀行は、融資した資金が事業運営以外の用途に使われていないかを厳しくチェックします。
使途不明金を仮払金に計上している場合は、しかるべき勘定科目へ振り替えて精算しましょう。仮払金の未精算分が多額で、経営者の説明が不充分なときは、融資額を減額される可能性にもつながるのでご注意ください。

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