経費精算時によく使う簿記用語と勘定科目リスト

経費精算業務に「勘定科目」「仕訳」といった簿記用語は欠かせません。しかしこれらは経理部以外にはなじみが少なく、仕訳を「仕分け」と間違えて記憶するケースもよくあります。今回は「仕訳」と、経費精算の実務でよく使う５つの勘定科目についてを簡単に解説いたします。

「勘定科目」とは

勘定科目とは、簿記の仕訳や財務諸表で使われる科目の名称の事です。科目を見るだけで、使われたお金がどういった使用用途だったのか一目でわかります。

簿記用語「仕訳」とは（「仕分け」でないことに注意）

簿記において、資産・負債・純資産・収益・費用が増えたり減ったりすることを「取引」と言います。そのように発生した取引を、「借方」「貸方」に分けて記録することが「仕訳」です。

企業の業績は、一つひとつの仕訳を記録した2種類の報告書

• 一定期間の資産（プラス）と負債（負債）をまとめた「貸借対照表」
• 一定期間の収益と費用をまとめた「損益計算書」

によって判断できます。以下に簡単に、貸借対照表と損益計算書に仕訳を記載するときの例を挙げましょう。

貸借対照表

貸借対照表の「借方」には資産として増えた勘定科目と金額を、「貸方」には負債（もしくは純資産）として減った勘定科目と金額を記載します。

事業に使う備品を1,000円で購入した時の仕訳例は以下となり、借方と貸方は、必ず同じ金額となります。

損益計算書

損益計算書の「借方」には、費用として減った勘定科目と金額を、貸方には「収益」として増えた勘定科目と金額を記載します。

事業に使う備品をクレジットカードで2,000円購入した時の仕訳例は以下となります。貸借対照表と同様に、借方と貸方は、必ず同じ金額となります。

勘定科目と仕訳のルールについて、もっと詳しく知りたい方は、下記をご参照ください。

商工会議所簿記検定試験　商業簿記標準・許容勘定科目表

経費精算の場面でよく使う5つの勘定科目

勘定科目には数多くの種類がありますが、ここでは実際の経費申請シーンでよく使われるものを紹介いたします。

出張や通勤の運賃「旅費交通費」

旅費交通費は、会社の運営に必要な「旅費」や「交通費」を管理するための勘定科目です。得意先を訪問するときに利用した交通機関の運賃や、国内出張で使った諸経費を計上するときに使います。

打ち合わせの飲食代「会議費」

会議費は、会議や打ち合わせにおいて、飲み物や弁当などの飲食物を供与するために必要となったときや貸し会議室のレンタル料で用いる科目です。企業によって多少の違いはありますが、税務上「通常供与」と見なされる金額の場合は「会議費」、それを超えると「接待交際費」として損金算入することが認められます。

一歩進んだ営業に欠かせない「接待交際費」

接待交通費は、取引先や仕入先など特定の範囲を対象とする飲食代などに関する勘定科目です。経費申請のときにわかりやすくするため、誰とどこで、何の目的で使ったかを領収書に明記するといいでしょう。一人5,000円以下は「会議費」、それ以上は「接待交通費」といったふうに企業によって基準はさまざまです。

日用品を購入するときは「消耗品費」

消耗品費は、耐用年数が1年未満のもの、取得価額が10万円または30万円未満のものを購入したときの勘定科目です。文房具や、プリンター用紙やインクカートリッジといった事務用品が該当します。

仕訳に迷ったときの「雑費」

雑費は、少額でどの経費にも当てはまらない場合に使う勘定科目です。仕訳に迷ったときに便利ですが、適当に使うと内容がよくわからなくなるデメリットがあります。また、金額が大きすぎたり使途が不明瞭だったりする場合は、申請を差し戻されることがあるのでご注意ください。

勘定科目にはこれ以外にも種類が多いので、実際の経費申請においては迷うこともあるでしょう。申請する費目が多数あるときは、「経費精算業務は、面倒で厄介だ」「月末の旅費交通費精算で、出張の運賃と経路を調べ直す手間が疲れる…」と悩むビジネスパーソンも多いのでは…。

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