「社用車のガソリン代ってどう経費精算すればいいんだろう?」
営業や外出が多いビジネスパーソンなら一度はこんなことを考えたことがあるのではないでしょうか。補充した分のガソリン代や、車が故障したときの修理代、定期的にかかる自動車保険費用など、どんな勘定科目で経費精算すればいいのでしょう?

ガソリン代の精算方法は?

業務上で社用車を使用したときのガソリン代は、レシートや領収書等の提出で比較的簡単に経費精算できますが、社用車の都合がつかずに自家用車を使ったときのガソリン代精算は若干厄介になります。

多くの企業では給油のレシート等を確認し、走行距離から精算分を割り出す方法を採用。自家用車の使用が多い企業の場合は、定額で車両費として社員に支給する方法を取ることもあります。

車両に関する費用はガソリン代以外にもさまざまなものがあります。次の段落では、その種類と、それぞれの仕訳について見ていきましょう。

社用車を維持するために必要な費用は?

社用車に関係する費用には以下のようなものがあります。

  • ガソリン代
  • 洗車代
  • エンジンオイル交換代
  • タイヤ代・タイヤ交換代
  • 部品代・部品交換代
  • 修理代
  • 車検料
  • 自動車保険料
  • 自動車税
  • 駐車場代

このように、車を維持するためには多くの費用がかかります。また、これらの経費精算ではどのような勘定科目になるのかも見ていきましょう。

社用車にかかる費用の仕訳方法

社用車の経費精算に使う勘定科目に厳密な決まりはありません。一般的に「車両費」「燃料費」「消耗品費」「旅費交通費」といった勘定科目を使うことが多いようです。それでは、どのような場合にそれぞれの科目を使用するのか、見ていきましょう。

「車両費」と「燃料費」に仕訳する場合

社用車の利用が多い場合は、ガソリン代以外の費用を「車両費」に、ガソリン代を「燃料費」に分けるとよいでしょう。車両に関わる出費が明確になり、決算時のコスト計算がしやすくなります。

「消耗品費」や「旅費交通費」などとして仕訳する場合

車両の使用頻度が少なく、維持費も少額の場合は車両関係の勘定科目を作る必要はありません。他の物品などの購入と同じ要領で仕訳していきましょう。例えばガソリン代は「消耗品費」、修理代は「修繕費」、自動車保険料は「保険料」、車検料は「雑費」などに計上できます。ただし、決算時や車両に関するコストのみを算出したいときなどは大変手間がかかるでしょう。車両を継続的に使用するのであれば、車両関係の費用として別途勘定科目を作成した方が無難です。社用車の利用頻度や、決算時の車両関連費用の算出など、さまざまなことを想定し、自社に合った経費精算の勘定科目を選択していきましょう。

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