「得意先の接待で使った領収書を紛失してしまった」「支店へ出張したときに使った特急券の領収書をなくしてしまった」
申請の当事者としてこのような事例で悩んだり、経理担当者ならこのような相談を社員から受けたりしたことはありませんか。今回は、経費精算に欠かせない領収書を紛失したときの対処方法について解説いたします。
「領収書」とは
領収書とは、店舗などで購入した商品やサービスに対し、代金を支払ったことを証明する書類です。購入の証拠となるほか、企業における経費精算や年度末の確定申告といった場面で提示・提出を義務付けられる重要な役割もあります。
領収書の必要項目
領収書は改ざん防止のため形式が定められており、記載すべき項目として以下があります。
- 宛名
- 金額
- 日付
- 但し書き
- 収入印紙（50,000円以上の場合）
- 発行者または受領権者の記名（押印）
領収書の再発行は難しい
税務の手続きで必要な書類として扱われる性質上、領収書は簡単に再発行を了承してもらえるものではありません。
再発行によって会計が複雑になったり、架空計上を疑われたりすることもあるので、店舗や病院などで発行されるレシート・領収書には「再発行には応じない」という文言が明記されていることも多々あります。
領収書紛失時に確認すべきポイント
再発行が難しい「領収書」を代用するものとは
万が一、領収書を紛失してしまったときは、以下のような書類で代替できることもあります。
- レシート
- クレジットカードの使用履歴
- 交通系ICカードの使用履歴
- 領収書の代わりとなる「領収額証明書」
企業の経費精算における「出金伝票」「現金出納帳」での対応
領収書を紛失しても、企業によっては、以下の4項目を記載した出金伝票を切ることで経費が精算できる場合があります。
- 支払った日付
- 支払った相手（店名など）の名称
- 支払った金額
- 支払いの目的（商品・サービスの内容）
このような出金伝票にプラスして、適正な会計の証拠になるよう「現金出納帳」へ支出内容と金額を記帳することも一般的です。
ただし出金伝票の金額が高額だったり、領収証の紛失頻度が多く枚数が多かったりすると、税務署に不信感を持たれることになります。そのような理由で経理担当者が払い出しに応じないこともあるでしょう。
ここで挙げた例はあくまで緊急時の対応であり、頻繁に対応することは推奨されない方法であることをご理解ください。
領収書や請求書保管なら「電子帳簿保存法」適用がおすすめ
紙の書類として領収書を管理する以上、紛失の可能性をゼロにすることは難しいでしょう。紙の書類の保管には、電子データで保管できる「電子帳簿保存法」を適用がおすすめです。
「電子帳簿保存法」の申請方法
まず電子帳簿保存法の適用を開始するには、所定の要件を充たした上で税務署長の承認が必要となります。
また、スキャナ保存を開始する日の3ヶ月以前に申請する必要があるので、電子化にあたっては余裕を持ったスケジューリングを考えましょう。
「電子帳簿保存法」のスキャナ保存要件（スマホ、デジカメもOK）
電子帳簿保存法では、領収書をスマホカメラやデジカメでスキャニングして保存する方法が可能です。平成31年3月現在、以下がスキャナ保存の要件となっています。
- 解像度が200dpi相当以上であること
- カラー画像による読み取りであること
スマホのカメラ機能やデジカメで撮影した領収書画像を書類として扱えることは、電子帳簿保存法の大きなメリットです。領収書を受領したらすぐに撮影し、適切なシステムを使って保存することで、紛失の可能性はかなり低くなるでしょう。
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