経理を含めたバックオフィスをIT化して、業務の効率化や円滑化を図る動きが活発になっています。とくに経費精算のIT化は法制度の面でも整備が進み、社会的な追い風もあります。
今回は中でも注目を集めている「領収書電子化」で得られるメリットの数々を紹介します。
領収書電子化が注目されるワケ
経費精算のIT化は、「電子帳簿保存法」に基づいて進められてきました。同法は1998年に制定され、国税関係帳簿の書類は紙ベースでなくデータ保存でもよいと認められるようになったのです。
法律制定以降、数多くの経理・税務にまつわる重要書類の電子化が進みましたが、中でもスマホカメラ等で撮影した領収書が経費書類として認められるようになったことは重要なポイントです。一般社員の間でも電子化の波を感じられるようになった出来事かもしれません。
業務効率の面や保管スペースの確保といった面でも「領収書電子化」が注目されています。
領収書電子化3つのメリット
経費精算システムの導入で実現できる「領収書電子化」には以下のようなメリットがあります。
メリット１：領収書の分類・整理などの負担を軽減して業務をスリム化
従来の紙ベースで領収書を管理する場合は、担当者が領収書を分類してバインダーなどに綴じて整理する作業が必要でした。
しかし、領収書などを電子化する経費精算システムが導入されていれば、データとして保存されるので、従来の分類整理にかかる工数もなくなり、業務削減につながります。またデータ化されていれば、紙書類の分類ミスや紛失といったリスクも減ります。
メリット２：書類保管スペースを確保するコストを削減
領収書を含め経理・税務関連の書類を紙ベースで管理している場合は、保管スペースが必要となります。企業規模が大きくなれば取引先や取引自体の数が増え、必然的に多数の書類保管場所が必要になります。
そうした経理・税務の書類を保管するために、場合によっては倉庫などのスペースを別途借りるなどして余分な費用が発生しているケースもあるかもしれません。経費精算システムを導入して領収書などを電子化していれば、倉庫代の削減にもつながります。
また、社内に保管場所を確保していた場合には保管場所が空くので、ほかの業務スペースに有効活用できるようになるでしょう。
メリット３：検索性の向上とバックアップの容易化
領収書が電子化されていれば、いつでも検索して必要なデータをすぐに取り出すことが可能です。
従来の紙書類の保管では、保管場所へ行き、書類を作成した時期や作成した部署といった手がかりをたよりに、必要なファイルを探し当てる、といった煩雑な作業が発生します。会社の規模に比例して保管されている書類も増えるため、膨大な時間がかかることもあるでしょう。
「領収書電子化」と「経費精算システム」の整備により、こうした書類探しの手間や時間も軽減できることから、経理担当者本人にとっても、会社にとっても、時間と作業を軽減でき、大幅な業務効率化に繋がります。
また、万が一災害などでこれらのデータが消失してしまっても、復旧できるケースもあります。その点では、危機管理体制の強化につながるともいえるでしょう。
領収書電子化の注意点
最後に領収書の電子化を進める際の注意点を確認しておきましょう。特に管理コストやシステム面、セキュリティについてのポイントをみていきます。
サーバーインストール型とクラウド型、それぞれのメリット
経費精算システムの導入には、自社でシステムを管理する運用コストが発生します。システムを動かすコンピュータを導入したり、ソフトウェアのアップデートを定期的に行ったり、立ち上げと日々の管理には必ず費用がかかります。また、別途専任の担当者が必要になり、人件費もかかるかもしれません。
一方で最近では、クラウド型と呼ばれる社外サービスを活用し、コンピュータリソースの確保や、システムの運用を社外で行う方法があります。
昨今ではシステム導入型のものより認知度が向上しているサービスで、導入のしやすさや初期費用、ランニングコストが比較的安いサービスも多数あり、利用しやすい環境になってきていると言えるでしょう。
また、情報漏洩対策も必要です。経費精算ではお金に関する情報を直接的に扱うことから、情報を流出させない対策も必要になります。情報の流出やサイバー攻撃の被害を受けないためには、情報セキュリティ対策を施しているクラウドサービスを選択するか、自社のサーバーにインストールする形で導入するのが望ましいでしょう。
電子帳簿の保存や領収書の電子化は「HRMOS経費」で
領収書の保管にはコストがかかるほか、数多くある証票の電子化には「HRMOS経費」が役立ちます。帳簿、決算、取引関係の書類の保管コストを下げられ、検索性の向上や紛失の予防にもつながります。
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機能面では、一度精算書を提出すると、金額などの重要項目を完全にロックして改ざんなどを防ぎ、データを確実に保全します。電子帳簿保存法にも完全準拠しているので、領収書の電子化も安全・確実に行うことができます。
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