企業活動の中には、精算処理や申請業務など、あらかじめ決められたルールや手順に沿って処理することが必要な業務がたくさんあります。
企業の管理者がそれらのルール・手順を決定して整備するときに「ワークフロー」という言葉を使います。
今回は社員の多くが関わる「ワークフロー」とは何なのか、また「ワークフローシステム」とは何なのか、「ワークフローシステム」導入にあたってのポイントを解説します。
「ワークフロー」ってそもそも何？
一般的に「ワークフロー」とは、業務の一連の流れや業務の流れを図式化したものを指します。
たとえば、経費の精算をする場合には「申請者が承認者（または上司）に決裁を仰ぎ、経理担当者に申請書を受け渡し、経理担当者はしかるべき処理をして、その後申請者に経費が支払われる」などの流れになります。
そのほかにも「出張申請のワークフロー」や「稟議のワークフロー」など、さまざまなワークフローが存在します。
企業組織ごとの事情やワークフローの種類によって、関与する人数や、進捗のステップは変わってきます。１つの「ワークフロー」に複数の担当者が介在したり、承認者が多くなればなる程、ワークフローが複雑化し、業務が煩雑化することがあります。
たとえば、ある担当者のところで書類やデータが滞留してしまい、未決済の業務が重なってしまう場合は、円滑に進められるよう、配慮が必要でしょう。
また内部統制の面でも、ワークフローは重要です。社内業務がルール通りに進められているか、適正な権限を持つ担当者によって進められているか、誰がどの書類を作成し承認したか、書類は保存されているかなどを把握しておく必要があります。
「ワークフローシステム」ってなに？
「ワークフロー」とともによく耳にする「ワークフローシステム」。先に解説した「ワークフロー」をシステム化したものが「ワークフローシステム」です。
このシステムには、社内の申請書類などを電子化したり、業務改善しても簡略化できなかった事務処理などをシステムでカバーしたり、といったことも含まれます。
「ワークフローシステム」には回覧ルートを設定したり、各担当者に応じた権限を設定したりできるほか、口頭やメールなどで行われていた「申請⇒承認⇒決済」といったフローをシステム上で全て完結させることができます。
ワークフローシステムを導入すると、各担当者ごとに以下のようなメリットが見込まれます。それぞれ確認しておきましょう。
申請者のメリット
- スマホやタブレットを利用すれば、移動中や出張先など、どこからでも申請・確認が可能なので、申請のためにわざわざ帰社する必要がなく、本来業務により時間が割ける。
- 申請に関する一連のフローがPC上で完結できる。（プリント、押印、手渡しといった手間が省ける。）
- 社内様式を電子化することで、ケアレスミスも防げる。進捗状況をリアルタイムで把握できる。
承認者（上司）のメリット
- 部下全員の進捗管理が簡単にできる。
- 未決済書類がないか、自分自身の業務進捗も一目瞭然。
- 監査に必要な書類など、フローが明確になっていることですぐ把握できる。
経理担当者や管理部門のメリット
- 申請書や稟議書として入力したデータを会計ソフトなどと連携でき、経理作業の負担も削減。
- 紙帳票や申請書などを保管する場所を確保する必要がない。
このようにワークフローシステムを導入すれば、業務で使用する申請書や稟議書などの書類を電子データとして保存し、証拠として残せるため、内部統制の強化にもつながります。
また、電子化することで過去の書類も検索可能になるので、管理部門の業務改善に繋がるといえるでしょう。
ワークフローシステムの導入方法
ワークフローシステムの導入は、業務の効率化や内部統制の強化などに効果的と解説してきました。それでは実際に「ワークフローシステム」を導入する場合、どんなことに注意していけばいいのかをまとめます。
ワークフローシステム導入のポイント
- 既存のワークフローを検証して課題をあぶり出し、システム導入に合わせて解決策を考える
- システム化のリスクを理解し、厳格な運用・管理ルールを整備する
- システム化によるリスクを社員全員が共有し、運用・管理ルールの周知・徹底を図る
既存のワークフローをそのまま落とし込むのではなく、システム化をきっかけに課題解決を図り、かつ効率的に改善されたワークフローを構築するのが望ましいでしょう。
一方で、電子化にはシステムの脆弱性を突かれ情報漏洩につながるリスクも避けられません。したがって情報管理、情報漏洩対策を強化するシステムを併せて導入したり、情報セキュリティのポリシーを定めて執行を促すといった施策を同時に進めるのが賢明でしょう。
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