交通費・出張費と勘定科目の「旅費交通費」の取り扱いにご注意を

多くのビジネスパーソンにとって、最も頻繁に接する経費といえば「交通費」ではないでしょうか。

一見シンプルなこの「交通費」には、いくつかの言い方があり、一般的な「交通費」のほかに、「出張費」や「旅費交通費」などと呼ばれることもあります。ただし、実際にはそれぞれ少しずつニュアンスが異なるもので、経費精算をする場合は使い分けが必要になります。

そこで今回は「交通費」について解説していきます。

経費科目に注意!交通費と出張費、旅費交通費の違いとは?

「交通費にはいくつかのの言い方がある」と指摘しましたが、どのような違いがあるのでしょうか。それぞれ詳しく見ていきましょう。

  • 交通費
    通勤や営業、取引先への訪問など、移動時の支払いを指します。具体的には、バスや電車の運賃、通勤定期代、タクシー代、あるいは駐車場代も含まれます。
  • 出張費
    遠隔地に行く際の支払いのことを指し、日当、交通費、宿泊費なども含まれます。また企業の中には「100㎞以上が出張」などと、距離を基準にして規定で決まっているところもあり、宿泊を伴わない出張費精算も存在します。
  • 旅費交通費
    こちらは勘定科目の一つです。上記の「交通費」と「出張費」を経理処理する際の科目になります。電車や新幹線、飛行機、車の高速代やタクシー代などの「交通費」を合わせて「旅費交通費」として処理することになります。

支出内容によっては交通費でも、別の科目で計上する場合もあります。例えば、社員旅行の経費を「福利厚生費」で処理できるほか、社員研修に伴うものであれば「研修費」として計上する場合もあります。ケース毎に実務上は、精算する科目について、上長もしくは経理担当者への確認が必要なこともあるでしょう。したがって、経理処理をする上では、移動のための費用は「旅費交通費」として処理されること、その目的によっては別の経費科目で計上する場合もあると理解できるでしょう。

Suicaへチャージは「仮払い」が選択肢の一つ

ビジネス実務での「交通費」の使い方を上でおさらいしましたが、現代特有の課題も交通費には出てきています。端的に言えば、SuicaやPASMO、ICOCAといった電子マネーによる交通費の支払いを経理上、どのように処理するかです。

自然に考えれば「交通費」として計上するものが適当だと思わるかもしれません。電車やバスの運賃を支払うのですから、間違いではありません。

しかし、電子マネーは先に「チャージ」をしないと使用できないので、金額が未確定のままでは「交通費」としての精算ができません。一般的に言われている処理は以下の2つになります。

  • 一時的な払い出しを指す「仮払い」としての処理
  • 事前のチャージ分を「立替経費」として後から精算を行う

身近な経費精算である「交通費」は不正申請が多い!?

通勤定期代などに代表される、誰にとっても身近な「旅費交通費」ですが、よく耳にする一例が、「定期区間として既に支給しているにもかかわらず、外出の際に同区間を経費精算する」といった行為で、これは不正にあたります。

そんな事態が多々発生していると、会社としては不用な経費が増えて経営悪化につながりかねません。その予防策にはどんなものがあるのでしょうか。

その一つとして有効なのは、「ダブルチェック(二重確認)」です。二人の担当者がそれぞれ別に、正確で適切な申請かどうかを確認することで、より適正な経費の精算が可能になります。

万が一、不正を疑われる申請があっても、ダブルチェックを行えば、より高い確率で発見できます。必要に応じて再確認を依頼したり、差し戻したりすることで、不正な支出を未然に防げるでしょう。

古典的な方法ではありますが、ひと手間かけることで、正確性もぐっと高まります。

また乗車区間と運賃の対照を機械化・自動化することも不正を防ぐ有効な方法です。インターネット上では運賃検索サービスも充実していますが、同様の機能を搭載した経費精算システムも登場しており、乗車区間毎の運賃の検証の自動化も可能です。
IT化の進んだ現在では、旅費交通費など経費の仕分けを自動化できるサービスがたくさん登場しています。これらを上手く活用して、業務をより効率化したいものです。

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