出張するまでに時間の余裕があれば、会社のしかるべき部門が航空チケットや宿などを手配してくれる場合もありますが、出張日程が迫っているときは社員自身が手配をして諸々の経費を立て替えなければいけない場面もあるでしょう。その場合の決済には手持ちの現金ではなく、クレジットカードやICカードなどを使うことが多いはずです。
今回は、クレジットカードやICカードで出張に関する費用を立て替えたときに気をつけるポイントをご紹介します。
費用の立て替え時に気をつけること
立替金の精算方法は各会社によってさまざまですが、一般的には出張後に内訳を書類に明記し、該当する領収書と合わせて経理に提出します。立て替えたお金は、出張申請書単位で戻ってくることもあれば、次の給与と一緒に振り込まれることもあります。
また、企業によっては個人で支払った経費をいつまでに精算すべきか、という期間が定められている場合もあります。もし、その期間を過ぎてしまった場合は、経費精算を受け付けてもらえないこともあります。
この期間までに精算しなくてはならない、という法律があるわけではないのですが、何カ月も放置していると出張者の記憶が不確かになり、正しい金額が精算できなくなる恐れがあります。会社側から見たときの問題としては、月をまたぐと予実管理に影響し、想定外の出費になるので、調整業務が発生します。たとえ就業規則に立替期間が明確に設定されていなくても、出張から帰ったら即精算するか、最長でも出張した当月内に精算するのが無難です。
会社の経理上の問題に影響するのはもちろんのこと、経理担当者にとっても出張者にとってもストレスがもっとも少なくなるからです。
クレジットカードを使った立て替えで発生する「ポイント」問題
出張時の航空券手配やホテルの手配など、支払いが高額になるときはクレジットカードを使うことが多いでしょう。クレジット支払いのメリットは、個人の資金繰りに関して言えばそれほど影響が出ないということです。たとえば、長期出張で数万円の宿泊費をクレジットで払ったとしましょう。引き落とし自体は1～2カ月先で、その間に経費精算されて返ってくるので、家計にはほとんど影響がありません。
しかし、個人のカードを使って会社の経費を支払った場合、「付与されるポイント」の扱いはどうなるのか、といった問題があります。経費の支払いで貯まったポイントを私用で使うことが法律的に禁止されているわけではありません。ただ、企業によっては「会社の経費によるポイントの取得」を社則で禁止している場合もあるので、各種のポイントの取り扱いには注意が必要です。
ICカードを使った立て替え
電車やバスなど、公共交通機関の移動にICカードは欠かせない存在です。ICカードを使って営業先などに移動した場合も、通常の交通費精算と同じく、経路と運賃を書類に記入し、会社で精算をしてもらうのが一般的です。しかし、毎日外回りをしている営業担当者にとって、移動経路や運賃をその都度調べて記入するのは億劫な作業です。日々、メモや手帳に記録しておいて精算時に申請書に記載すれば良いのですが、いつでもできる作業ほど後回しになってしまい、月末にまとめて経費精算するというのが実情です。
また、ICカードを利用すると少額ながらも割引が適用される場合があります。JR東日本のSuicaの「IC運賃」を事例に考えてみましょう。
仮に、190円の運賃をICカードで利用した場合、5円の割引があるとします。
ルートセールスなどで１ヶ月の間に１０日同じ区間を利用したとすると、以下のような計算になります。
- 切符の場合
190円×2回（往復）×10日＝3,800円
- ICカードの場合
185円×2回（往復）×10日（一カ月）＝3,700円
切符で通った場合とICカードを利用した場合、両者の間には100円の差額が生まれます。この場合はどうすべきかというと「実際に使った金額を精算して精算する」のが正解です。つまり、ICカードで利用した価格を正確に申告し、精算しなければなりません。
しかし、わざわざ一つひとつの区間をICカードの割引運賃を調べて記入するのは時間がかかりすぎます。そこでICカードを読み取って計算してくれる経理システムを導入すると、時間も手間も省けるのでおすすめです。
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経費精算システム「HRMOS経費」はクレジットカードの利用明細と連携し、簡単・正確に精算する機能を搭載。私用利用を除外する公私分離もできます。これらの機能により、申請者は記入や入力の時間を大幅に削減できます。
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