仕事で交通機関を使用すれば交通費を申請する必要が出てきます。交通費の申請には「行き先」「使った公共交通機関の経路」「運賃」といった項目の記入が必須です。これらを記載する申請書の作成は、外出が多い人にとっては大変手間がかかる作業です。今回は、そんな面倒な交通費申請をシンプルにできる交通費精算アプリのメリットをお伝えいたします。
「交通費精算アプリ」とは
交通費精算アプリとは、「目的地までの最適な経路と運賃を調べる」「運賃と経路をデータ化できる」「交通系ICカードから乗車履歴（運賃、経路）を取得できる」といった機能を持つスマホアプリの総称です。
無料で使える「交通費精算アプリ」の注意点
無料で使える交通費精算アプリの中には、約1か月という試用期間を設けられているものがあります。そういったアプリは期間を経過すると無料では使えなくなり、課金を求められることもあるのでご注意ください。
「交通費精算アプリ」を導入するメリット
交通費精算アプリの機能の中でも、特に注目したいのは交通系ICカードの乗車履歴からデータを取り出す機能です。それによって得られるメリットを申請者や承認者などの立場別に分け、わかりやすく解説いたします。
申請者側：交通費申請書作成の手間が省ける
まず、申請者（営業部などの特に移動が多い社員）のメリットですが、経路と運賃を正確に記載しなければならない申請書作成は、日に何件も訪問先がある人にとっては大変わずらわしいものです。また、以下のような場合、定期券区間の除外精査が欠かせません。
3/26（火）東京→横浜（片道運賃470円）※うち東京から品川までは定期券区間
運賃の470円から定期区間である池袋から新宿までの運賃170円を引き、残った差額300円を交通費として経費精算する。
交通費精算アプリを使用して交通系ICカードの乗車履歴を取得すれば、システム側で定期券区間の除外を自動ででき、定期券区間外の運賃の算出や訪問先全ての運賃検索といった手間が大幅に軽減できます。
記録・確認側：交通費申請のミスを調べる作業が不要になる
記録や確認を担当する経理からみると、Excelなどに手入力された交通費申請について、間違いがないかを一つひとつチェックすることは大変手間がかかります。目視確認の場合、間違いを完全になくすことも難しいでしょう。
交通系ICカードと連携した「交通費精算アプリ」なら実際に使った分だけを請求できるので、運賃と経路の精査が必要ありません。加えて、システム側で定期券区間を自動的に除外するので、わずらわしい計算をする手間も省けます。
承認側：場所を選ばす交通費申請を承認できる
承認を行う管理側としては、経費精算システムと連動した交通費精算アプリを使えば、外出先でもアプリを操作して速やかに交通費申請を承認できます。
「出張から帰ったら皆から上がっている交通費申請書を承認しないと…」といった悩みが解決されるので、多忙なビジネスパーソンにとっては大変喜ばしいことではないでしょうか。
Suica・PASMOなどのICカード履歴を活用すれば経費精算が楽になる
「交通費精算アプリ」ニーズに合わせて選んでみては？
経費精算システムと連動した交通費精算アプリには、移動経路の検索や申請を行ない、それらを精査・確認するという手順を省略できる大きなメリットがあります。
- 外出先までの経路と運賃を1件ずつ検索し、転記する交通費申請がわずらわしい
- 提出された交通費申請を照合し、適性であるかミスがないか目視で確認する作業が疲れる
- 外出先から直帰して体を休めたいが、交通費申請・承認業務のために帰社しなければならない
といった悩みを即解決でき、従業員は本来の業務や得意分野へ注力できるようになるでしょう。
交通費精算アプリには、無料のものや、試用期間中は無料となるものがあります。トライアルとして、まずはそれらで使用感を確かめてみてはいかがでしょうか？
経費精算システム「HRMOS経費」の30日間無料お試しサービスと連動した交通費精算アプリがオススメ
「交通系ICカードの使用履歴をデータとして取得したい」「月末の交通費申請・承認の手続きをシンプルにしたい」と考える企業様は、イージーソフトの「HRMOS経費」30日間無料お試しサービスを使ってみてはいかがでしょうか？
「HRMOS経費」の30日間無料お試しサービスを申し込むことで、経費精算システムと連動して使える「HRMOS経費」アプリと専用のICカードリーダーアプリをお使いいただけます。
「ekeihi」アプリの交通費精算は、駅すぱあとと連動しており、パターン登録した経路も利用できるので毎回入力の手間がかかりません。さらに経費精算や出張精算、承認機能を兼ね備えているので大変便利です。ICカードリーダーアプリでは、NFC対応Androidスマホの裏にあるFeliCa読み取り部分に交通系ICカードをかざして、ICカードの乗降車履歴の明細を「HRMOS経費」に取り込むことができます。
経費精算システム「HRMOS経費」と連動するアプリを使えば、交通費精算以外のさまざまなシーンでも業務の効率化を実現できます。
経費精算システム「HRMOS経費」で、交通費精算と、わずらわしい経費精算ををシンプルにしてみませんか。
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新しいシステムの使い方を覚えたり、教えたりする手間も不要
「HRMOS経費」は経理知識がなくても使いやすい経費精算システムです。経理になじみがない人でもすぐにわかるような選択肢が並び、支払った金額を入力するだけで、簡単に経費申請ができます。
初期の導入サポートと継続サポート体制も充実
導入に関するサポートは、お電話、メール、FAXの複数窓口をご用意しています。さらに、お問い合わせ履歴をすべて保存しているので、その都度、適切な回答が得られる点も大きな魅力です。
また、対面での導入支援、操作支援などの有償サービスもあり、状況によって使い分けられます。
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