各企業の経費精算システムの導入目的は、わずらわしい作業を軽減させ、処理・確認の精度を向上させ、生産性を高めることです。
しかし導入後に「運用管理に予想以上の工数がかかる」「現場にうまく定着しない」となるケースも少なくありません。
今回のコラムでは、経費精算システム導入前の早い段階で整理しておきたいポイントを解説いたします。
現場社員に「経費精算システム」を定着させるには
システムを導入しても、実務とシステムの仕様にズレがあったり、操作が複雑で従業員が使いこなせなかったりといった問題があると、現場社員になかなか定着しません。
そこで、以下のポイントを導入前に整理しておきましょう。
「経費精算システム」導入プロジェクトチームを発足する
経費精算システムの導入・定着を成功させるには、営業、経理といった各部門ごとの担当者を選任することが重要です。それぞれの部門において、プロジェクトの参画にふさわしい従業員に見当をつけておきましょう。
現状把握→要件定義→導入後の効果測定といった経費精算システム導入に向けて一連の業務フローを理解、把握できるスタッフが望ましいです。
部門ごとの課題を把握
業務における現状の課題と、経費精算のプロセスを把握することも大切です。簡略化すべきムダな工程をあぶりだすために、まずは抱えている課題の概要をつかみましょう。また経費精算にかかわる部門ごとのプロセスをまとめることも重要です。
現場レベルの要件を定義
システムを現場に定着させるには、実務を担当する従業員のニーズが反映された仕様設定が欠かせません。交通費や経費を申請することが多い営業部、経費を承認する管理者、申請を処理する経理部、といった部門ごとに、実現させたい機能をヒアリングシートなどで確認し、システムの要件を整理しておきましょう。
部門や役職・地位ごとの機能と権限を整理
「経費精算システム」導入にむけて、実務に即した仕様を実現するためには、部門（経理、営業、管理者）ごと・役職（一般社員、管理者）ごとに、システムの機能と権限を設定することが欠かせません。システムが不要な部門・職階にまでアカウントを発行し、無駄なコストを発生させないよう注意しましょう。
実務定着に向けたメリットを立場別に明確化
「経費精算システム」を実務に定着させるには、従業員全員が導入のメリットをしっかり理解しなければなりません。そこでプロジェクトチームのメンバーは、より具体的なメリットを皆に提示し、参画意識を高める努力をしましょう。
経理部のメンバーは「メニューから勘定科目が選べるので、毎日数件は発生してしまう仕訳の間違いをゼロにできる」、営業部メンバーは「毎月数時間かかっていた交通費の申請プロセスを大幅に改善できる」といったふうに、具体的な利用シーンに則した説明ができるようにまとめましょう。
企業に合った「経費精算システム」で業務改善！
新しいシステムの定着には、経営側と、実務にあたる従業員側の双方が、操作方法と導入目的を理解することが重要です。
操作が簡単でわかりやすいシステムを選び、従業員のITリテラシ―によって定着にばらつきが起きないよう注意しましょう。
また、どのような製品・サービスを選んでも、システム導入直後は、運用が変わったことによる現場の混乱や、業務の滞りが避けられないものです。
「経費精算システムを導入したのに、時間の経過でまた紙ベースのやり取りに戻ってしまった」「申請データが入力されていても、操作方法がわからずそのままにしている」といったことは、運用が軌道に乗るまでにはありがちです。従業員が操作に慣れる2～3か月までは、現場の試行錯誤を見守りましょう。
業務上の課題は、システムを導入すれば即座に解決できるものではありません。
経費精算システムの運用が軌道に乗ってからも、「Plan（計画）」、「Do（実行）」、「Check（評価）」、「Action（改善）」といったPDCAサイクルを回し、生産性向上を目指しましょう。
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