取引先を接待するとき、「どこまで経費で落ちるのか」という疑問を持ったことはありませんか。今回のコラムでは、経費で接待するときによく使う勘定科目の基礎知識と、適切な勘定科目を選ぶポイントを解説していきます。

「経費」で接待するときの勘定科目

飲食やゴルフなどで取引先を接待したとき、経費精算で使う勘定科目は、「接待交際費」だと思っていませんか?実は使用した金額や用途によっては、他の勘定科目を使ったほうが良い場合もあります。「接待交際費」が適用される範囲から順を追って説明しましょう。

「接待交際費」が適用される範囲とは

接待交際費とは、取引先との関係を良くするための贈答品、ご祝儀、一人5,000円以上の飲食代、といった支出に使う勘定科目です。その他、接待ゴルフ代、不祝儀、ライオンズクラブやロータリークラブの会費といったものも接待交際費に含まれます。

得意先への接待交際費30,000円を現金で支払った場合の仕訳は、以下のようになります。

借方 貸方
接待交際費 30,000 現金 30,000

接待費用の経費精算に必要な項目

どうする?「経費」で接待するときの勘定科目

まず接待に関して、全ての領収書は必ずもらい保管しましょう。領収書にはお店の名称と押印・日付・金額・但し書きなど必要項目が揃っていることを確認します。そのほかに、接待費を経費申請するときには、以下のような項目の記入が必要です。経費精算書の摘要欄や領収書の裏などに簡単にメモしておくといいでしょう。

  • 飲食等をした取引先の名称と担当者氏名
  • 飲食等をした者の人数
  • かかった費用の金額と、飲食店等の名称及び所在地

接待の経費精算に使える勘定科目の種類

接待の経費を適切に処理するには、金額と内容に応じた勘定科目の選択が重要です。経理担当者はもちろん、申請する側も各勘定科目の特徴をおさえておくと業務の流れはスムーズになります。

・勘定科目「接待交際費」を使うとき
取引先や仕入先といった社外との関係を円滑にするための会食(一人5,000円以上の飲食代)やゴルフなどの接待に接待交際費を使います。また、ご祝儀、不祝儀なども該当します。

・勘定科目「会議費」を使うとき
取引先を招いて説明会を開くときに、公共の設備や民間の貸会議室を借りた費用は会議費となります。商談に使った喫茶店での飲み物代など、取引先との飲食代も一人5,000円以下であれば「会議費」にできると覚えておくといいでしょう。

・勘定科目「福利厚生費」を使うとき
従業員を対象とする運動会の開催費用、従業員に対する祝儀といった、社内向けイベントにかかった費用は福利厚生費を使いましょう。

・勘定科目「広告宣伝費」を使うとき
一般ユーザーなどの不特定多数を対象に商品やサービスの広告宣伝を目的としたノベルティを作成したり、懸賞を開催したり、といった場合には、広告宣伝費を使います。しかし特定の人物や企業を対象にしたものは「接待交際費」となるのでご注意ください。

接待の「経費」を節税につなげるには

接待交際費(交際費)の法人税法上の区分は、税金控除の対象となる「交際費等」に該当します。交際費等は、法人税を計算するときに納付額から減らせる「損金」として計上できます。損金として認められる額は、会社の資本金額や出資額等によって異なりますので自社がどれに当てはまるか確認して、効率的に節税しましょう。

詳細については、国税庁のホームページをご確認ください。
国税庁|交際費等の範囲と損金不算入額の計算

それでは、接待の経費を節税につなげるための具体例を解説しましょう。

接待の経費で節税する3つのポイント

どうする?「経費」で接待するときの勘定科目
取引先との接待経費で節税するためには、取引先を接待する営業担当者へ以下のようなルールを周知しましょう。

1.「接待交際費」は一人5,000円(税別)を大幅に超えない

取引先との接待で、一人あたり5,000円(税別)を超えたものは「接待交際費」、それ以下の金額は「会議費」となります。接待交際費にできる額は会社によって上限がありますし、1軒の会計があまりに高額で頻繁に使用されたりすると税務署に不正使用を疑われ、税務調査の対象になりやすいです。一人分の費用が5,000円を大きく超えそうなときは、1軒目の予算を5,000円以下で「会議費」、2軒目のお店で「接待交際費」として経費精算すると、節税対策になります。

2.経費の支出内容を見直す

「交際費等」として控除できる額は会社によって決まっています。例えば店舗まで自社の社員のみで移動する場合などは「交通費」として処理することができます。社外の方がいるかいないかで見極め、適切な他の勘定科目を使って経費を申請しましょう。

3.「交際費等」は当期内に上限額まで使い切る

企業規模によって使用できる上限が定められている「交際費等」は、残りを翌期へ繰り越すことはできません。当期中に上限まで使いきることで、節税効果を得られます。ただし無駄遣いの必要はありません。次期の予算計画にも影響が出るので、適度に取引先との関係を考慮して使いましょう。
このように、接待に関する勘定科目にはさまざまなものがあり、事前にこれらを念頭においておくと精算処理もスムーズに行えます。さらに節税まで考慮するとなると、意識すべきことはたくさんあります。

このような面倒な経費精算をカンタンにするために、まぎらわしい勘定科目を自動仕訳でき、経費申請から精算までのフローを見直せる、経費精算システム導入を検討してはいかがでしょうか?

使いやすい経費精算システムはイージーソフトの「eKeihi」!

eKeihiは、かゆいところに手が届く「自動仕訳」を実現!

「経理の知識がない人に勘定科目を教えるのは大変だ」「申請書の勘定科目に間違いが多いので、処理をするのに時間がかかる」とお悩みの企業様。「eKeihi」を導入すれば経費精算業務を簡単・便利にできます!

初期費用は無料・月額1人あたり580円から

「eKeihi」は、初期費用と月額使用料の設定が大変お得です。
インストールなどの難しい作業が必要ない「クラウドサービス」の基本サービスパックなら、初期費用は無料です。
また、50ライセンス(50人分)で月額29,000円(1人あたり580円)から利用できます。
価格|経費精算システム「eKeihi」

初期の導入サポートと継続サポート体制も充実

充実したサポート体制も魅力です。システム導入に関するご相談は、お問合せ履歴の参照などができるお客様専用画面からのお問合せのほか、お電話、メール、FAXをご用意した窓口にて、回数制限なく丁寧に承ります。そのほかに、対面での導入支援もあるので、スマホアプリに慣れない方へのサポートも万全です。
よくあるご質問「導入」について|経費精算システム「eKeihi」

経費精算システムはイージーソフトの「eKeihi」

豊富な導入実績

経理の知識がなくても、簡単に経費精算できる「eKeihi」は、一般の大手企業だけでなく、金融機関、学校、各種団体、特殊法人など、2,600社60万ユーザーを超える導入実績があります。

安心安全なセキュリティ・改ざんも未然に防ぐ

「eKeihi」は、低コストで気軽に導入できる「クラウドサービス」と、お客様管理のサーバにインストールする「オンプレミス」をご用意しています。

このうち「クラウドサービス」では、世界トップレベルのセキュリティを誇る、「Microsoft Azure」を採用。通信の暗号化やバックアップ体制ももちろん万全。安心してご利用いただけます。
また、インターネットへのアクセスが禁止された環境でのご利用時には、「オンプレミス」を選択できることもポイントです。

機能面では、一度精算書を提出すると、金額などの重要項目を完全にロックして改ざんなどを防ぎ、データを確実に保全します。電子帳簿保存法にも完全準拠しているので、領収書の電子化も安全・確実に行うことができます。

オプション豊富で拡張性も高い

さらに設定の変更のみで、お客様のご希望どおりの要件を実現できる「拡張性の高さ」も人気です。

簿記や経費精算の知識があるスタッフによるサポートも手厚く、導入時の「わからない」も速やかに解決します。

「eKeihi」のお問合せはイージーソフトまで、お気軽にご相談ください!