出張が続き、なかなかデスクに向かう時間がない。遠方出張が多いビジネスパーソンにとって、出張精算は気が重くなる作業です。日々の業務が忙しく、処理を後回しにしているうちに、気が付けばもう月末…ということも少なくありません。

このしわ寄せを受けて苦労するのは経理担当者です。月末は忙しくなると事前にある程度想定していても、実際に残業が続いて帰宅が遅くなると憂うつなものです。今回は、そんなお悩みを解決するための手段をお伝えします。

出張精算について

出張経費は出張時にかかった経費全般のことを指し、勘定科目では「旅費交通費」に仕訳されます。移動にかかる交通費や宿泊費とは別に、食事代や喫茶店に入ったときの飲食代など、通常であれば自宅でまかなえるものの出費も出張経費として捉えることができます。

しかし、出張精算のたびに毎回「これは何に使った領収書か」と確認しなくてはなりません。その煩雑さを回避するためには、出張旅費規程を定めることが必要です。その出張旅費規程を定めることにより、本来自宅に入ればまかなえるものをまとめて日当として支給することが可能となります。

出張費に関する詳細な情報は下記のコラムをご覧ください。
知って得する「出張費」の勘定科目と節税効果｜経費精算.com

出張精算時にかかる申請者と経理担当者のストレス

出張中は移動に時間を取られ、通常業務が滞ります。会社に戻った後はそれら業務の巻き返しに手一杯となり、出張精算の時間が十分に取れないことも多いでしょう。

その月に発生した経費は月末に精算することが一般的です。しかし、月末はなにかと忙しいものです。通常業務に加えて経費精算が重なると注意力が低くなり、間違いが多発しやすく、作業効率は落ちてしまうものです。記入ミスなどがあれば経理担当者からは差し戻しが発生してしまいます。

月末に出張精算がたまると記入漏れや記入間違いなどのミスが多くなり、処理は滞ってしまうものです。差し戻しが多くなると時間的にも精神的にも負荷がかかります。出張が多い会社の出張精算は、本人にとっても経理担当者にとっても頭を抱える問題なのです。

ストレスを軽減する３つの方法

こういった申請者と経理担当者、双方の悩みを解決するには3つの方法が取れます。

1.ミスをしにくい仕組みを事前につくる

多くの職場で取り入れられている方法は、精算申請書のフォーマットを事前につくり、記載例を明示しておくことです。その際に大切なのは「記入する部分だけ色をつける」「出張精算書提出前のチェックリストを作成する」などのエラー防止の仕組みづくりです。過去の失敗例からミス防止のための情報を共有しておけば、事前の仕組みづくりに役立ちます。

2.フォーマットのPDCAをまわす

精算申請書のフォーマットを作ったら作りっぱなしではなく、PDCA(Plan計画/Do実行/Check評価/Action改善)をまわしましょう。そうすれば、より使いやすいフォーマットに改善されていきます。ポイントは、記入漏れや記入間違いなどが起こりやすい項目を控えておき、定期的に見直すこと。使いやすくなることで、経費精算に対する意識があがり、現場のモチベーション維持につながります。

3.経費精算システムの力を借りる

紙ベースの精算だと、どうしても記入ミスが起きやすく、記入にも時間がかかります。一方でエクセルなどの計算ソフトを使った精算だと、デスクに向かわないと入力ができない、といった時間的な制約が発生します。

そこで経費精算システムを活用すれば、ミスは未然に防ぐことができますし、スマートフォンやタブレットでも操作可能なシステムを採用すればデスクに向かわずに済み、大幅な時間短縮につながります。月末などにに精算業務が集中して残業が続く…といった状態から解放されるでしょう。

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