経費精算は、経営者や管理職、経理担当者、営業などの一般業務を担う全社員が関わります。企業に勤めていれば必ず関わる経費精算ですが、現代のIT化の波はここにも押し寄せており、大勢の社員が簡単に利用できる経費精算ソフトウェアや経費精算システムが浸透してきています。
併せて制度面でも、企業の経理電子化への対応が進んでいます。特に「電子帳簿保存法」が1998年に制定、施行されて以来、2005、2015、2016年の改正を経て次第に利便性の向上も進められており、電子化のハードルも下がってきています。
今回は、経理の規制、特に「電子帳簿保存法」について解説します。
電子帳簿保存法とは？
まず「電子帳簿保存法」について概略を見てみましょう。同法では、従来は国税関係の帳簿の紙の形での保存が一般的だったところを、電磁的記録（データ）での保存が認められました。財務省令でデータで保存する際の要件が決められていますが、今では帳簿の電子化が一般的になりつつあります。
もともとは紙の書類として一定期間保存しなければならず、書類の保管スペースの確保や、たくさんの重い書類を運ぶ手間がかかっていました。他方で、電子データでの保存が認められることで省スペース化、省力化を進められ、上手く活用すれば経営・業務の効率化に繋がる制度になってきています。
ただ、「電子帳簿保存法」が制定、施行されているからといって、あらゆる経費書類を何の制約や条件もなく保存しておいてもいい訳ではありません。経理の電子化にあたっては、税務署の承認を受けた上で、満たしておかなければならない条件もあります。以下でさらに見ていきます。
経費書類の電子化での留意点
さて、経費関係書類の電子化について詳しく見ていきます。電子帳簿保存法は制定と施行から数度の改正を経て、その利便性の向上が図られています。例えば経費書類についてスキャナで読み取ったドキュメントを認めたり、スマホなどで撮影した領収書も認めるなど要件の緩和が進んでいます。以下で留意点を見ておきましょう。
経費書類の電子化はスマホでの写真撮影でもOK
最新の改正以前は、紙ベースの経費書類を電子化する際には、スキャナ（原稿台と一体となったもの）を用いた電子化を認める形をとっていましたが、現行制度ではスマートフォン（スマホ）のカメラで撮影した写真でも電子化された書類として認められるようになっています。
最近の法改正を経て手軽さが増したことで電子化のハードルが低下したと言えるでしょう。
電子化済の経費書類の原本破棄も可能に
紙ベースの書類の管理面でも法改正が行われています。以前は電子化した経費関連の書類については7年間にわたって原本を保存しておかなければならない決まりでした。しかし今次の改正により、最終的には書類の原本を廃棄してもよくなっており（実際に破棄する場合は、１年に１回以上の一連の事務処理を行っていない第三者による検査が必要です。）書類の整理や管理の作業、保存スペースの確保といった手間や労力が削減される格好となっています。
「3万円」の上限金額は撤廃
また以前は電子化し保存していてよい領収書などの書類は、3万円未満とされていましたが、最新の状況では上限金額は決まっていません。つまり、金額の多寡に関係なく、経費書類を電子化して保存しておけるのが、現状です。
ほかにも、経費書類の電子化にあたって、カラーでの保存しか認められていなかったところを、白黒のデータでも認められるようになったという改正も併せて行われており、利便性も向上しています。
電子化書類の有効性を裏付ける「タイムスタンプ」
タイムスタンプとは、電子化された書類がその時刻に確かに存在していたこと、またその時刻以降に改ざんされていないことを証明するものです。
タイムスタンプを取得するにあたっては、タイムスタンプ認証局となる一般財団法人日本データ通信協会のものを使用することに施行規則で定められており、こうした点を踏襲しなければなりません。
そこで、タイムスタンプの仕組みについて解説します。電子化した経費書類にタイムスタンプを付与する際には、書類のデータから「指紋」にあたる「ハッシュ値」を生成します。電子化を行う企業はこのハッシュ値をタイムスタンプ認証局（ここでは日本データ通信協会）に送付すると、認証局がハッシュ値に認証データを付与して返送します。
このプロセスを経て、電子化された書類の存在を確認し、改ざんもされていない裏付けを得ることで、有効な電子化された正式な経費書類として認められます。こういった一連の仕組みを近年の経費精算システムは実装しています。
業務効率化に繋がる電子帳簿保存法！
以前は国の設けたスキャナ保存のルールが厳しく、運用側に大きな負担がかかっていました。平成27,28年度の電子帳簿保存法の法改正で規制緩和があり運用にかかる手間が大きく減りました。
昨今電子化に対応した経費精算システムが多く出ており、導入に対するハードルが低くなっているのが現状です。今の段階から経理業務の電子化を検討していくことで経営・業務の効率化に繋げていきましょう。
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