「帳簿」とは、企業活動で発生した取引の全てを記録・管理する重要なもの。日々のこまごまとした取引は、伝票(仕入・売上・入金・出金など)によって処理され、その伝票をまとめたものが帳簿です。今回のコラムでは、企業活動において重要な役割を担う帳簿の種類と、それに関係する書類について解説いたします。

「帳簿」とは

帳簿とは、企業活動の取引をすべて記録したものです。家庭でいうところの家計簿やお小遣い帳のようなもので、日付ごと入出金などの取引を記載します。

帳簿は決算期に作成する決算書の元となる資料で、「主要簿」と「補助簿」という2つの種類に分けられます。それではこの2つの中にはどういった書類が存在するのか、詳しく見ていきましょう。

主要簿の中には「仕訳帳」と「総勘定元帳」がある

「主要簿」に該当するのは、企業運営に関する取引を全て記載した「仕訳帳」と「総勘定元帳」という2点の書類です。

・仕訳帳
仕訳帳は、取引が発生する都度と勘定科目ごとに、「日付」「取引内容」「金額」を記録したものです。

・総勘定元帳
総勘定元帳は、上記の仕訳帳をもとにして、勘定科目ごとに該当する箇所(勘定口座)に記録したものです。

「補助簿」とは

会社経営で重要な「帳簿」とは?

補助簿とは、主要簿ではわからない内容を科目別に補うもので、取引先の社名や購入した商品名といった、個々の取引を詳しく記録する帳簿です。主要簿は法律で作成・保存を義務付けられていますが、補助簿に関しては規定がありません。そのため、どのような補助簿を作るのかは会社によって異なります。そこで一般的に流通している例をご紹介します。

・現金出納帳
小口現金などの「現金」の取引を記入するもので、日々のお金の出し入れと残高を記録します。

・預金出納帳
銀行預金の取引と残高を一覧にしたものです。一般的に、会社が銀行で開設した当座預金、普通預金といった口座ごとに作成します。

・得意先元帳(または売掛金元帳)
得意先ごとの売上を管理する元帳で、日付・商品名・数量・単価・合計金額などを記録します。

・仕入先元帳(または買掛金元帳)
仕入先からの仕入内容を管理する元帳で、日付・商品名・数量・単価・合計金額などを記録します。

・受取手形記入帳
受取手形の取引を記録するものです。項目としては、日付・手形の種類(約束手形や為替手形)・手形番号・支払人(代金を支払う人)、振出人または裏書人(手形を振り出した人)・日付・場所(銀行名など)・顛末(最終的にどう処理したか)などを記録します。

・支払手形記入帳
支払手形の取引を記載するもので、日付・摘要欄に貸方科目(借方は全て支払手形)・受取人・払出人(手形を振り出した人)を記録します。

・商品有高帳(しょうひんありだかちょう)
商品の在庫状況を記録するもので、日付・摘要(貸方または借方科目)・商品を仕入れたときの「受入」数量と金額・商品を出荷したときの「払出」数量と金額・現状在庫として残っている「残高」数量と金額を記録します。

・固定資産台帳
会社が所有する土地、建物、備品などの固定資産を管理・記載する台帳です。購入日、資産の種類、取得価額を記録し、減価償却の状況をわかるようにします。

このように帳簿には主要簿と補助簿の2種類あり、主要簿には法律で作成・保存が定められていて、補助簿には規定はありませんが、詳細に記録することによって経理業務を円滑にする効果があります。

続いては各書類の保存期間について、詳しくみていきましょう。

帳簿の保管期間について

帳簿の保管期間は、以下の法律により定められています。

・会社法
会社法とは、会社の設立、組織、運営及び管理について規定した法律です。
主要簿のうち「現金出納帳」「仕入先元帳」は、10年間の保管期間が定められています。

電子政府の総合窓口e-Gov|会社法第四百三十二条 会計帳簿の作成及び保存

・法人税法
法人税法とは、納税義務者、課税所得等の範囲、税額の計算の方法、申告、納付及び還付の手続並びにその納税義務の適正な履行を確保するため必要な事項を定めた法律です。
法人税法に基づき保管期間が7年と定められているものは「納品書」「通帳」「領収書」などで主に補助簿の元となる書類が該当します。

電子政府の総合窓口e-Gov|法人税法第五十九条 帳簿書類の整理保存

このように各法律により、保管期間に違いがあり、同じ書類で会社法と法人税法の両方に該当する書類も存在します。その場合は、保管期間が長い会社法(10年)に従って保管してください。

「電子帳簿保存法」対応システムで帳簿書類の保管をスマートに!

会社経営で重要な「帳簿」とは?
これらの帳簿とこまごまとした書類は、原則的に紙での保管が義務付けられています。会社によっては保管場所の空きスペースが少なく、悩みのタネとなることもあるでしょう。

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国税庁|電子帳簿保存法の概要

さらに当サイトでは、電子帳簿保存法について解説した記事を掲載しています。あわせてお読みください!

経費精算.com|経費精算の電子化の制度を支える「電子帳簿保存法」とは?

経費精算.com|領収書を電子化する3つのメリット

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