日々の経費精算業務、領収書などからの転記作業など手作業を煩わしく感じていませんか？そういった目視・手動での処理にはどうしてもヒューマンエラーがつきものです。またそうしたミスの確認・精査・修正作業などが、経費精算をする申請者本人だけでなく、経費精算に関係する全ての立場での作業効率の悪化に繋がります。
そのようなミスの発生を防ぎ、経費精算システムでの業務を大幅に効率化できるのが「OCR」機能。この機能を活かした経費精算システムを使えば、目視・転記の必要はなくなります。
今回は従来のOCRとの違いと、AI搭載OCRによって実現される業務効率化について解説していきます。
「OCR」と「AI搭載OCR」の違い
OCR（Optical Character Recognition/Reader）
OCRとは、手書きや印刷された文字をデジタルカメラで画像として読み取り、コンピューター上で使用できる文字情報へ変換するものです。身近なものとして、名刺スキャナーなどがあります。
従来のOCRには、取り込み後にミスがないかの目視チェックや、文字認識（特に日本語の認識）の精度も低いため再入力が必要といったデメリットが多くありました。また事前にフォーマットを登録する必要があり、そのフォーマットから項目が増えたり、行数が増えたりすると対応は不可能。そのため、実用性や汎用性に欠け、業務効率化には繋がりにくい実情でした。
AI搭載OCR（Artificial intelligence-OCR）
AI(人工知能）とは、Artificial(人工的な）・intelligence（知能・思考力）の略です。近年は、機械学習や深層学習といったAI技術を活用するAI-OCRが話題となっています。
このAI搭載OCR（AI-OCR）を搭載した経費精算システムでは、領収書やレシートなどに記載されている、社名・店名、日付、金額など、読み取りに必要な文字情報を自動認識して文字データに自動変換し、経費精算システムなどに自動連携します。
そのため、従来のOCRで必要だった転記・取り込み後の確認、再入力作業などが削減でき、ヒューマンエラーが激減します。また事前に必要となるフォーマットの読み込みが不要になります。例えば、請求書と認識すると、日付・数値・金額など、該当の項目を認識し、自動でシステム側へ連携します。そのため、得意先ごとにフォーマットが変わっても、対応することが可能です。さまざまな証票を読み込んでいくことで、AIはより学習し、処理するたびに精度が高まっていくのが何よりの特徴です。
「AI搭載OCR経費精算システム」で効率化されるもの
それでは、「AI搭載OCR機能付き経費精算システム」を使うと、実務はどのように効率化されるのでしょうか？申請者、承認者、経理担当、それぞれの立場からの目線でみていきましょう。
申請者側：領収書を読み取るだけで経費精算データが完了！
領収書を読み込んだ時点で、すでに経費精算データが取り込まれています。
あとは内容に相違ないかのチェックと、必要であれば領収書なのか請求書なのか費用精算の種類を選択したり、承認経路などを指定すれば、申請者の作業は終了です。
従来の目視・転記・確認といった煩雑な作業が激減し、本来の業務に時間を費やすことが可能になります。
承認側：経費精算書類の精査作業時間が激減！
そもそも入力ミスがほとんどないため、数値の精査と領収書の妥当性などをチェックするだけで、確認作業の工程が大幅に軽減できます。
申請者が入力情報に誤りがないか、経理への提出前に精査作業をするといった業務は、承認側の責任です。金額の精査などと煩雑な作業がなくなる分、本来の承認者の責務に注力できるようになります。
経理側：領収書情報の管理・検索が容易になる
領収書の情報を電子データとして保存をすると、必要な情報を瞬時に検索できることが魅力の一つです。月次処理などの際、前月との付け合わせ作業などを行うことが多々ありますが、そのような紙の書類を探す煩雑さから解放され、業務効率化が実現できます。
「AI搭載OCR機能つき経費精算システム」で業務効率化を！！
「AI搭載OCR」付き経費精算システムを導入すると、各部門の作業負担を軽減、各リソースを本来の業務へ集中させることが可能になります。また従来まで、目視・手動によりヒューマンエラーへ繋がっていた業務処理も「AI搭載OCR」付き経費精算システムが担うことより、業務効率の向上につながっていくことでしょう。
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