経費を精算するときに必要な領収証。しかし路線バスを利用したときに領収証は発行してもらえるのでしょうか？路線バスもICカードでの乗車が主流ですが、対応していないバス路線や現金または回数カードなどを使用し、路線バスに乗る機会もあるのではないでしょうか。
今回は、路線バスの利用で現金や回数券を使った場合、領収書は必要なのか、また経費精算時に記載が必要な項目について解説していきます。
路線バスの経費精算に領収書は必要？
窓口や自動発券機で切符を購入できる新幹線や高速バスの場合は「領収書発行のボタンを押す」または「窓口担当のスタッフに伝える」といった方法で領収書の発行ができます。しかし、路線バスで領収書を発行する方法はよく知らないという人がほとんどではないでしょうか。
一般的に、路線バスや電車など、利用証明が難しい旅費交通費の経費精算に関しては、領収書は不要と旅費規定に定めている企業がほとんどです。
現行の消費税法では、企業で経費として支払ったものは、帳簿に内容を記載し、領収書のように証明できる書類を保管することが義務付けられていますが、「支払額が3万円未満の場合」「3万円以上でも、領収書の入手が困難で、その理由が帳簿に記載されている場合」等は例外とされています。
この消費税法に基づくと、路線バスの領収書は基本的に不要となります。ただし、各企業の規程で領収書の取得が決められている場合もあるので、「路線バスの領収書を取り直す」といった手間がかからないよう、自分の会社の旅費規定は事前に確認しましょう。
それでは、ご自身の会社では交通費の領収書が必要と定められていた場合、路線バスの領収証はどのように取得するのかを確認していきましょう。
路線バスの領収書を受け取る方法
バス会社にもよりますが、車内や営業所で発行してもらうことが可能です。ただし、車内での発行には十分注意が必要です。混雑や遅れ、また事故につながりかねないため社内マナーを考慮してお願いするようにしましょう。領収証が必要な場合は、発車前の始点や終点で乗客が全員降車した後、運転士にお願いするのがおすすめです。また後日、バスの営業所で申請し、発行してもらうことも可能です。
領収書がない場合の精算方法
まず、ご自身の会社の経費精算フォーマットを確認しましょう。一般的に交通費は「日付」「利用した交通機関名・経路」「金額」などを記入して所属部署に提出し、承認を得てから経理担当者の方で経費精算処理をします。しかし、各企業によって旅費交通費精算書のフォーマットや必要項目は異なるので、記載項目に何があるのかは交通機関を利用する前に確認しておくようにしましょう。
領収書がない場合はその場で料金や停留所名をメモしておく
路線バス利用に領収書が不要な場合でも、利用したその場で料金や停留所名をどこかにメモしておくようにしましょう。後日、インターネットで検索することもできますが、何度検索してもバス停が出てこない、なんてことになったら大変です。また、移動経路が多ければ多いほど、経費精算には手間と時間がかかってしまいます。後々の手間を省くためにはメモをとっておくといいでしょう。あるいは、ICカードの利用もおすすめです。
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ICカード履歴の活用については、こちらのコラムもお読みください。
交通費精算がラクになる！ICカード履歴(Suica・PASMO)活用法｜経費精算.com
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