数ある経費精算の中で、多くの従業員にとって最も馴染み深いのは「交通費」の事前申請や請求処理ではないでしょうか。毎日使う通勤定期や、営業・取引先への訪問、あるいは出張といった、業務上の移動につきものなのが、この経費精算書作りでしょう。
今回は日常的に発生する経費である「交通費」について、基本的な申請の方法や、処理を進めるための注意点のほか、見落としがちなポイントなどを解説します。
面倒な交通費の精算を分類・整理し円滑にする
一口に「交通費」と言ってもさまざまなものがあります。多くの社員が日常的に使用している通勤定期代なら、電車代として想像しやすいかもしれません。
そのほかに、外回りの営業や取引先との打合せで遠方へ出かけた場合の交通費となると、多種多様なものがあります。具体的には、公共機関を利用した場合の電車代やバス代、社用車を使った場合のガソリン代、レンタカーを借りて取引先を訪問した場合のレンタカー代、ガソリン代、保険代など、移動に関わる支出はさまざまです。
それでは、交通費、または旅費交通費精算の書類には、どのような情報を盛り込めばいいのでしょうか。
多くの経費精算と同様に、
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- 申請者
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- 申請日時
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- 支出日時
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- 目的／行先
- 移動区間（例：JR品川駅 ~ 東京メトロ丸の内線霞が関駅 etc.）
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などを基本的な情報として記録することが望ましいでしょう。さらに、社用車やレンタカーを使った場合には、
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- 高速道路利用の有無（自動車の場合）
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- レンタカー料金（レンタカー会社名等も補足）
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- ガソリン代
- レンタカー会社に準じた保険代
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といった項目を入れて設計すればいいでしょう。こうした申請に用いる情報を、あらかじめ定めて従業員に周知しておけば、申請そのものや処理の円滑化が図れます。
運用にあたっては、それぞれの領収書は必ず保存して提出することを徹底し、公私混同した経費は精算できないことも合わせて知らしめる必要があります。
経費精算の申請者と処理担当者、それぞれの思惑
交通費の精算業務を上手く進めて円滑化を図るには、課題も多数あります。特に、経費精算に関わる立場の違いが各々の業務に対する認識の差となり、業務効率を落とす原因として存在しているかもしれません。
経費申請する側、例えば営業担当者などから見ると、公共交通機関を使った交通費の場合は、「行先」「目的」「運賃」を必ず明記しなければならず、申請の都度、調べたり、記入したりといった時間がかかるため、億劫に感じるかもしれません。日々の仕事で忙しく、締め切り前にまとめて申請書に記入しようとしたときなど、交通費を使った当日の記憶があいまいになり、思い出すための時間や経路、運賃を調べなおす時間が必要となります。
これらの時間をもったいなく感じ、面倒だからという理由で自腹で払ってしまう営業担当者もいるかもしれません。実際にそのような慣習が横行している会社も多く存在するようです。
また、経費精算処理を担当する経理側としても、申請者に対して厳守してほしいことは多数あるでしょう。一つひとつの申請書をチェックして間違いや漏れのない処理を目指すためにはさまざまなことに留意しなければなりません。電車やバスを使っていれば、利用区間や運賃、経路にいたるまで厳密に確認し、必要な領収書が添付されているかも当然チェックしなければなりません。多大な時間と手間をかけて適正な経費使用が実現するよう務めなくてはならないので、彼らの責任は重大です。
経費精算の手続きは細かくて、わずらわしいもので、手間にしか感じないことも多々あります。そうした、多くの社員が直面する経費精算の実態に目を向けることが業務効率化の手がかりになります。
経費精算の効率化には経費精算システムなどのIT導入が最適
それでは、時に営業と経理を隔てる溝を超えるにはどうすればいいでしょうか。それは「自動化すること」です。具体的には、ソフトウェアやウェブサービスを有効活用し、営業と経理を橋渡しすることで、業務の円滑化や効率化を図ります。
最新の経費精算システムでは、利用区間の運賃を自動的に計算する仕組みがあり、運賃の調べ直しの手間を省けるほか、スマホやタブレットといったモバイルデバイスで使用できるため、アクセスしやすく、営業担当にとっても使いやすくなっています。
また、経理担当者にとっては、利用区間と運賃が正しく対応しているか細かい確認作業を省力化できるほか、経費申請者の入力に基づいて管理できるため自分の手でデータを入力するといった手間を省ける点にも、IT化の魅力があるといえるでしょう。
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