交通費精算にまつわる業務はとても煩雑です。外出や出張が多いビジネスパーソンであれば、月末の申請業務にわずらわされている方も多いでしょう。同様に、承認者や経理担当者の場合、申請された運賃や経路にミスがなく、会社の規定に準じた適切なルートになっているか、などをその都度チェックしなければならないので、悩みはつきません。
このように、交通費の申請者や精算担当者の各々の立場で相応の手間がかかる「交通費精算業務」を軽減する方法はないのでしょうか？
今回は、そんなわずらわしい業務の改善に役立つ、ICカード履歴の活用方法について解説していきます。
「ICカードリーダー」とは
ICカードリーダーとは、お買い物系や交通系等のICカードに記録された情報を読みとり、PC等に接続して情報をやりとりする機器のことです。機能として「接触型」と「非接触型」の２種類に大別されます。
-
- 接触型
読み取り部分にICカードを差し込むタイプで、高度なセキュリティレベルを必要とする、キャッシュカードやクレジットカードに対応したものです。
-
- 非接触型
ICカードをピッとかざしてデータを取得するタイプで、会社の入退室カードや鉄道系（Suica/ICOAなど）電子マネーのカードといったものに対応しています。
「ICカードリーダー（Felica対応）」の便利な機能とは？
非接触型ICカードリーダーがあれば、多数の便利な機能が使えるようになります。
ICカードへ電子マネーを入金（チャージ）
ICカードリーダーを接続したパソコンから、「Felica」対応のICカード（Suica、楽天Edy、WAON）へ電子マネーを入金（チャージ）できます（ただしチャージにはパソコンとICカードリーダー以外に、電子マネーの決済に使えるクレジットカードが別途必要です）。
店頭や駅などにある電子マネー用チャージ機を使うときのように、現金を用意する必要がないので便利です。
交通系ICカードの利用経路と運賃をデータで取得できる
ICカードリーダーを使えば、Suica、PASMOなどの交通系ICカードの利用履歴を20件まで読みとることができます。
この機能を使えば、交通費申請の手間も内容精査の手間も、ぐっと軽減できるでしょう。
ICカード履歴についてさらに詳しく知りたい方は、下記のコラムもお読みください。
交通費精算がラクになるICカード履歴(Suica・PASMO)活用法！｜経費精算.com
ICカードリーダー対応の「経費精算システム」で交通費精算をさらに効率化！
ICカードリーダーとともに、交通系ICカードに対応した経費精算システムを使えば、取得した利用履歴のデータを自動でチェックでき、交通費精算業務をさらに効率化できます。具体的にどのような業務が効率化できるのか、交通費を処理する立場別に見ていきましょう。
申請者側：交通費精算書作成の手間を省ける
SuicaをICカードリーダーにピッとかざすと、客先訪問や打ち合わせ時に使った公共交通機関の経路と運賃等のデータが自動で取得できます。出発地と目的地、使用した経路、実際の交通費等が自動的に算出できるので、手入力で交通費精算書を作成するよりも、時間と手間を大幅に削減できます。
承認側：定期区間除外などの計算や手間もいらない
システム上で交通系ICカードの利用履歴から定期区間を控除できるので、確認作業が簡単になります。
さらに、使用できるICカードを限定し、乗車履歴を二重に取り込んでしまうといったミスを防げる機能がある製品やサービスを選ぶと、不正精算の防止もスムーズに行えます。
記録側：交通費や経路のチェック時間が軽減される
カードの履歴から自動で経費精算をするので、交通費の転記ミスや定期区間の控除等のチェック作業がほとんどいりません。
経費精算システムは、ICカードと連携できる「HRMOS経費」がおすすめ！
交通費精算は「HRMOS経費」にお任せ！
ICカード履歴を活用した交通費精算は、手入力の手間なく非常に簡単です。
SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを「ネットワーク型ICカードリーダー」にピッとするだけで経費精算を可能にする経費精算システム「HRMOS経費」はいかがでしょう？「HRMOS経費」で利用できるICカードリーダーのタイプは、ネットワーク型、USB型、スマホアプリがあります。PCを立ち上げる手間もなく、新しいシステムの使い方を覚える必要もありません。もちろん経理担当者のチェック作業も大幅に軽減できます。
初期費用は無料・月額1人あたり580円から
「HRMOS経費」は、初期費用と月額使用料の設定が大変お得です。
インストールなどの難しい作業が必要ない「クラウドサービス」の基本サービスパックなら、初期費用は無料です。
また、50ライセンス（50人分）で月額29,000円（1人あたり580円）から利用できます。
初期の導入サポートと継続サポート体制も充実
充実したサポート体制も魅力です。システム導入に関するご相談は、お問合せ履歴の参照などができるお客様専用画面からのお問合せのほか、お電話、メール、FAXをご用意した窓口にて、回数制限なく丁寧に承ります。そのほかに、対面での導入支援もあるので、スマホアプリに慣れない方へのサポートも万全です。
よくあるご質問「導入」について｜クラウド経費精算システム「HRMOS経費」
経費精算システムはイージーソフトの「HRMOS経費」
豊富な導入実績
経理の知識がなくても、簡単に経費精算できる「HRMOS経費」は、一般の大手企業だけでなく、金融機関、学校、各種団体、特殊法人など、業界規模問わず豊富な導入実績があります。
安心安全なセキュリティ・改ざんも未然に防ぐ
「HRMOS経費」は、低コストで気軽に導入できる「クラウドサービス」をご用意しており、世界トップレベルのセキュリティを誇る、「Microsoft Azure」を採用。通信の暗号化やバックアップ体制ももちろん万全。安心してご利用いただけます。
機能面では、一度精算書を提出すると、金額などの重要項目を完全にロックして改ざんなどを防ぎ、データを確実に保全します。電子帳簿保存法にも完全準拠しているので、領収書の電子化も安全・確実に行うことができます。
オプション豊富で拡張性も高い
さらに設定の変更のみで、お客様のご希望どおりの要件を実現できる「拡張性の高さ」も人気です。
簿記や経費精算の知識があるスタッフによるサポートも手厚く、導入時の「わからない」も速やかに解決します。
「HRMOS経費」のお問合せはイージーソフトまで、お気軽にご相談ください！