営業先への移動や荷物の運搬などを行っている方は、業務上で車を使う機会も多いと思います。そんなとき、車両で使用したガソリン代はどのように経費精算をするのでしょうか。また、その場合の「勘定科目」はどうなるのでしょう。今回のコラムでは、勘定科目がいくつかのパターンに分かれる理由と、ガソリン代を経費精算するときのポイントをまとめました。
「ガソリン代」は旅費交通費？車両費？
ガソリン代を経費精算するとき、必ずこの勘定科目にしなければいけない、というものはありません。その理由は、車の使用頻度や使用目的によってガソリンの金額に差が生じ、税法上や経理の観点からも選ぶべき勘定科目が異なるからです。一般的には「旅費交通費」「燃料費」「車両費」「車両関係費」の中から選択することが多いでしょう。
車の使用頻度でも決まる「ガソリン代」の勘定科目
ガソリン代の経費精算では、通例から大きく外れないものであれば、どの勘定科目を使っても問題ありません。それでは、どのように勘定科目を決めるべきでしょうか。実際にどの勘定科目が使われているか、ケース別に見ていきましょう。
車を営業や出張等で頻繁に使う会社は「旅費交通費」「燃料費」
業務上、車の使用が欠かせない会社は、旅費交通費、燃料費の勘定科目に振り分けるのがおすすめです。
また、頻繁に車を使う会社は、車両に関する経費が多額になることもあるでしょう。その場合、費用の内訳をわかりやすくすることも考慮しましょう。例えば、ガソリン代を「旅費交通費」、車両の維持や管理に使う費用などを「車両費」と勘定科目を分けて管理するのです。
車の使用頻度がそこそこの会社は「車両費」
車を業務で使う頻度がそこまで高くないという会社は、車両費に振り分けることをおすすめします。
ガソリン代の他、シーズンタイヤの交換費用、車検費用なども車両費へ計上すると、車関係の費用を容易に把握でき、翌年以降の予算管理などに役立つでしょう。
車をあまり使わない会社は「消耗品費」
車に関する「車両費」などの勘定科目を作っておらず、業務上の使用頻度が低い会社は、消耗品費に振り分けることもできます。
ガソリン代を通勤手当として支給する会社は「旅費交通費」
従業員の「通勤手当」としてガソリン代を支給している会社は、旅費交通費を使うと便利です。非課税枠を使えるので、会社と従業員の双方にメリットが生まれます。通勤手当における非課税限度額の詳細は、以下の国税庁のサイトをお読みください。
ガソリン代の交通費精算で気をつけたい2つのポイント
前述の通りガソリン代の経費精算には、どの勘定科目を使っても問題ありません。しかし以下の2点には注意しましょう。
勘定科目は継続して使うことを意識しよう
ガソリン代の勘定科目に絶対的なものはありませんが、適切でわかりやすい会計処理のためには、一度決めた勘定科目は使い続けるべきです。
たとえば、年度の途中から車両の使用頻度が変わり、ガソリン代の勘定科目を途中で変えたとしましょう。決算期に年間のガソリン代使用料を確認しようとした時、一つの勘定科目を見ても年間のガソリン代がわからないと大変困ります。
あらかじめ決算書の作成を意識し、ガソリン代の勘定科目は、一度決めたものを継続して使うといいでしょう。
「ガソリン代」と「軽油代」の違いにも注意！
業務で使う車の燃料が「ガソリン」なのか「軽油」なのかという点でも注意が必要です。
ガソリン代にかかる「ガソリン税」は、消費税課税対象ですが、軽油にかかる1リットルあたり32円10銭(2019年6月24日現在)の「軽油取引税」は不課税です。
ガソリンと軽油を同様の消費税率で計算してしまうと、消費税の過少申告となり、場合によっては税務調査で指摘され、面倒な申告修正が発生する恐れもあります。軽油を使っている場合は、年次決算時に軽油にかかった金額を集計し、「不課税」へ振替えることをおすすめします。
また可能であれば、先に勘定科目を分ける方法がおすすめです。例えば、ガソリンは「旅費交通費」、軽油は「燃料費」といったふうに勘定科目を分けて記帳するといいでしょう。
「経費精算システム」の導入でガソリン代の精算をシンプルに
日々の業務に車の使用が欠かせない会社がある一方で、週に1～2回程度という会社や、業務でほとんど車を使わない会社もあります。
どの勘定科目を使用するかは使用頻度によって違い、経費精算は非常に面倒です。
そこで経費精算システムを導入して、厄介なガソリン代の交通費計算をわかりやすく改善することをおすすめします。
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