毎日、毎月の経費精算の申請が大変で、申請内容が統一されておらず管理に手間がかかって困っている。そんなわずらわしさを、企業で働く多くの人々が感じているかもしれません。
今回は、同様の悩みを抱える方々をお助けするために、「経費精算書」の書き方やテンプレートについてまとめました。
経費の科目をおさらい：水道光熱費、家賃から広告宣伝費や福利厚生費まで
日々の経営と事業活動では、さまざまな経費科目を取り扱います。出張旅費の仮払い申請書や交通費精算書類など、科目に応じた申請書類は非常に多岐にわたるため、申請に必要な項目は細かくなってしまいます。
まず自分達がどのような経費科目を取り扱っているのかおさらいするために、科目をいくつか見てみましょう。
具体的には、
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- 給料賃金
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- 減価償却費
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- 地代家賃
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- 租税公課
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- 荷造運賃
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- 水道光熱費
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- 通信費
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- 広告宣伝費
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- 接待交際費
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- 修繕費
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- 消耗品費
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- 福利厚生費
- 旅費交通費 etc.
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などの科目が上げられます。こうした経費を日々きちんと管理して、毎日行う実務のハンドルをしっかりと握って業務の効率化を図るのは、経営努力の第一歩と言えるでしょう。
経費の申請書類に必ず記載しておきたい基本情報
さまざまな科目があると確認しましたが、それぞれの経費申請にあたり、基本的な情報を書類に記入して申請することが一般的です。
特に自社で経費精算の書類を作成するにあたっては、基本的な情報がきちんと記録されるように設計する必要があります。そうすれば、後に経費の使途が検証でき、より効率的な事業運営を実現できます。
経費精算の基本的な項目をさらに詳しく見ていきましょう。社会人の多くがなんとなく分かっている内容かもしれませんが、おおよそ下記のような項目を記載するのが一般的です。
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- 申請日
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- 申請者（氏名／所属／社員番号など）
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- 支出日
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- 目的や使途
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- 支払先
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- 金額
- その他の備考
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申請内容を見れば、誰が何にいくら支払ったのかすぐ分かるように定めましょう。そうすれば、正確な事務処理と、その効率化の推進もしやすくなるでしょう。
経費精算書は、テンプレートの出来栄えによって、経費の申請と受理業務にかかる作業工数を左右します。経費精算書が使いづらいと、社員に余計な手間をかけさせてしまい、経営効率を落としてしまう要因にもなるのです。一方で、日々の円滑な業務遂行を促すこともできます。
つまり、経費精算のための書類を使いやすく、分かりやすく整備しておくことは、「経費精算効率化のワンステップ」にもなるわけです。
IT時代に生き残るための経費精算の定型化と、システム化
経費精算には細かい作業もつきもので、わずらわしくなりがちです。正確な書類が作れず、きちんと経費申請を行えないこともしばしばあるでしょう。
より円滑に経費を処理し、業務の円滑化を図るにはどうすればいいでしょうか？
まず大切なのは、経費精算の定型化を図り、申請業務の負担を軽くすることです。その際に役立つのが、経費申請に必要な項目がすでに記入されていて、多くの企業が流用できるように工夫された「経費申請テンプレート」です。現在ではさまざまな形のひな型が紹介されており、オンラインにも数多く見つけられますので、探してみてください。
それらを活用して、自社の定型を落とし込み、従業員の誰にでも分かりやすく、扱いやすいものにしておくことが得策です。申請実務に携わる従業員や経理担当者だけでなく、上層の管理者や、業務の効率化を図りたい経営者にとっても、有用なものとなるでしょう。
経費精算業務を改善する方法は、もちろんほかにもあります。ITの活用です。かねてから販売されている経費精算ソフトはの管理に活用でき、広く使われていることから、IT化の有力な手段の一つになっています。
「クラウド型」でどこでも使える経費精算システムに
昨今では、ITの劇的な進化に伴い、新しいタイプの経費精算システムが登場しています。「クラウド型」（またはSaas）と言われるシステムです。
「クラウド型」とは、パソコンからインターネットを通じて活用するタイプのITサービスやソフトウェアで、最近では経費精算システムも充実してきています。
クラウド型システムの特徴の一つは、アクセスのしやすさにあります。スマートフォンやタブレットといったモバイル機器でも使えるので、わざわざ経費精算のためだけに会社にあるPCの前に戻ってくる必要もありません。
最新のシステムでは、領収書をスマートフォンのアプリで撮影し、自動的に支払い先や支払い金額を読み込んで、経費精算の科目まで入力してくれる機能を搭載するものも登場しています。
こうした機能を使うことで、より実際的で効率的な経費精算ができるようになるでしょう。経費精算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
経費精算システムの決定版「HRMOS経費」は経費精算の書式や記入法を整理し効率化を支援します
経費精算のテンプレートや記入方法をまとめて管理する方法の一つが、経費精算システム「HRMOS経費」の活用です。
初期費用は無料・月額1人あたり580円から
「HRMOS経費」は、初期費用と月額使用料の設定が大変お得です。
インストールなどの難しい作業が必要ない「クラウドサービス」の基本サービスパックなら、初期費用は無料です。
また、50ライセンス（50人分）で月額29,000円（1人あたり580円）から利用できます。
新しいシステムの使い方を覚えたり、教えたりする手間も不要
「HRMOS経費」は経理知識がなくても使いやすい経費精算システムです。経理になじみがない人でもすぐにわかるような選択肢が並び、支払った金額を入力するだけで、簡単に経費申請ができます。
もっともわずらわしい交通費や出張費の申請は、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを「ネットワーク型ICカードリーダー」にピッとするだけで完了！PCを立ち上げる手間もなく、新しいシステムの使い方を覚える必要もありません。もちろん経理担当者のチェック作業も大幅に軽減できます。
初期の導入サポートと継続サポート体制も充実
導入に関するサポートは、お電話、メール、FAXの複数窓口をご用意しています。さらに、お問い合わせ履歴をすべて保存しているので、その都度、適切な回答が得られる点も大きな魅力です。
また、対面での導入支援、操作支援などの有償サービスもあり、状況によって使い分けられます。
よくあるご質問「導入」について｜クラウド経費精算システム「HRMOS経費」
リーズナブルで使いやすい「HRMOS経費」で、会社の経費精算フローを簡単・便利にしてみませんか？
経費精算システムはイージーソフトの「HRMOS経費」
社内で発生する交通費、出張費、会議費、交際費などのさまざまな諸経費。それらの、申請→承認→支払という一連の処理を電子化し、一元管理できるシステムが「HRMOS経費」です。
豊富な導入実績
経理の知識がなくても、簡単に経費精算できる「HRMOS経費」は、一般の大手企業だけでなく、金融機関、学校、各種団体、特殊法人など、業界規模問わず豊富な導入実績があります。
安心安全なセキュリティ・改ざんも未然に防ぐ
「HRMOS経費」は、低コストで気軽に導入できる「クラウドサービス」をご用意しており、世界トップレベルのセキュリティを誇る、「Microsoft Azure」を採用。通信の暗号化やバックアップ体制ももちろん万全。安心してご利用いただけます。
機能面では、一度精算書を提出すると、金額などの重要項目を完全にロックして改ざんなどを防ぎ、データを確実に保全します。電子帳簿保存法にも完全準拠しているので、領収書の電子化も安全・確実に行うことができます。
オプション豊富で拡張性も高い
さらに設定の変更のみで、お客様のご希望どおりの要件を実現できる「拡張性の高さ」も人気です。
簿記や経費精算の知識があるスタッフによるサポートも手厚く、導入時の「わからない」も速やかに解決します。
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