経理の日常業務を経費精算システム導入で業務改善

経理の業務は、他部署からの申請事項の管理と記帳といった「日常業務」、月に一度の処理である支払い処理などの「月次処理」、予算管理、各種報告書の作成などの「年次処理」の3つに大別できます。

今回は、日々行なう「日常業務」にフォーカスをあて、経費精算システムを導入することにより、経理部門がどのように業務効率化できるかを解説いたします。

経理担当者の「日常業務」とは

経理担当者の日々の業務は、企業運営における現金と預金の管理が主なものです。

交通費や売上の計上、仕入、納品書、請求書の処理に加え、項目名称や合計金額の間違い、精算処理した科目との不一致といった内容の精査も必要です。

・現金・預金の管理
現金の出し入れ、預金の動きを確認し、金額の相違があった場合は、納品書・請求書・領収書などを確認

・経費精算業務
各勘定科目への仕訳処理、会計ソフトへの入力

・記帳
現金・預金の動きを確認

このような日々の細かい業務の積み重ねが、財務諸表を作成する「月次処理」や決算報告などの「年次処理」へ至ります。

経理業務には会計ソフトの使用が欠かせません。会計ソフトは、伝票を入力すると自動仕訳ができたり、また税申告データの作成や固定資産管理ができるものもあります。

経理分野における業務システムの中で「会計ソフトに次いで、業務改善に効果がある」と評価が高いものが、経費精算システムです。具体的には、社内で発生するさまざまな経費申請や、承認、請求業務など経費精算に関連する一連の業務をシステム化したものです。

それでは、経費精算システムの導入で日々の経理業務がどの程度軽減できるか、メリットをあげてみましょう。

経費精算システムの導入により精算業務の大半を自動化できるので、勘定科目や金額の間違いといったケアレスミスを事前に防ぐことができます。経理用語になじみのない人でも、合計金額のチェック機能や、設定されている選択肢から勘定科目を選べるので、ミスが大幅に減るでしょう。

経費精算システムには、支払いが確定した経費の仕訳データを作成する機能があります。会計ソフトと経費精算システムが連携可能なものを選べば、経費精算のデータを会計ソフトに取り込むことができ、手作業部分の煩雑な処理を大幅に削減できます。

経営者が事業の方向性を判断する材料の１つとして、経理が作成する財務諸表の分析が欠かせません。

このように大切な業務を担う経理部門の業務には、正確な計算と注意深い確認作業が要求されます。つまり経理とは、小さなミスが大きな損失につながる、非常に責任の重い仕事だと言えるのです。

経費精算システムを導入することで、申請する営業部や承認する管理者、経理担当者など、多くの従業員の手間と労力が省けます。

経費精算システムの導入で、業務改善を目指しましょう。

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