そこでお勧めしたいのが「経費精算システムの導入」です。今回は、経費精算システムを導入すると得られるメリットとデメリットをまとめました。
経費精算システム導入のメリット
企業が営業活動をする上で、経費精算という業務は欠かせません。営業活動にかかった交通費や出張費、交際費などの諸経費は分類し、レシートや領収書とあわせて会社に請求し、各社員はその払い戻しを受ける必要があるからです。
しかし、経費申請をしたことがある人や、精算を担当している人なら当然ご存じでしょうが、精算業務というものは非常にわずらわしいものです。公共交通機関の運賃を間違えて書いてしまったり、領収書を紛失してしまったり、申請自体を忘れてしまったり、あるいはこれらの修正対応に日々追われている精算担当者も多いことでしょう。
そういった経費の精算を、シンプルで簡単にしたいときにお勧めなのが、交通系ICカード、電子マネーカード、クレジットカードと連携できる「経費精算システム」の導入です。
メリット1：業務を大幅に効率化できる
SuicaやPASMO、ICOCAなどの交通系ICカードと連携した経費精算システムを使えば、公共交通機関の乗り換えルートや運賃を、あとから調べる手間を省略できます。
また、どの勘定科目に設定したらよいか迷うような経費についても、システムが自動で仕訳をしてくれるので、大幅な業務効率化につながります。
メリット2：不正申請を防止できる
導入する経費精算システムによりますが、トレーサビリティ（追跡可能性）の機能を搭載したサービスを利用すれば、交通費の水増し請求や、交際費の不正使用が防止できます。
とくに交通系ICカードと交通費申請の連携を図れば、実際に使用していない路線の申請は行えず、通勤定期内の交通費を自動で除外することができます。
また、従業員のモラルも高まり、経費の無駄遣いも減っていくはずです。
経費精算システム導入のデメリット
経費精算システムを導入すれば多数のメリットが得られる一方で、デメリットもいくつか存在します。
デメリット1：初期費用・月額費用のコストがかかる
システムを導入するには、初期費用（イニシャルコスト）や月額費用（ランニングコスト）が必ずかかります。日々の煩雑な業務を大幅に軽減できるといっても、導入しなければ結果はわからないもの。経理担当者なら、システム導入の多大なメリットを予測できる人も多いでしょうが、担当部署や立場によってはなかなか理解にいたらず「お金がかかる」「高い」という印象を持つ人もいるかもしれません。
デメリット2：新しいシステムの使い方を覚えたり教えたりするのが大変
多くの経費精算システムは、簡易的に誰でも使えるよう、わかりやすいインターフェースを用意し、初心者でも使いやすい便利な機能を搭載しています。しかし、「新しいシステムの使い方を覚えるのは大変だ」「経理の知識がないから、使いこなせる自信がない」といった従業員の声が上がるかもしれません。新しい物事へのモチベーションが低い人に対しては、導入を説得することや、使い方を教えることは難しいかもしれません。
経費精算システムの決定版「HRMOS経費」は導入時のデメリットを解決します
上記のように経費精算システムの導入にはデメリットがいくつかありますが、経費精算システム「HRMOS経費」であれば問題ありません。
初期費用は無料・月額1人あたり580円から
「HRMOS経費」は、初期費用と月額使用料の設定が大変お得です。
インストールなどの難しい作業が必要ない「クラウドサービス」の基本サービスパックなら、初期費用は無料です。
また、50ライセンス（50人分）で月額29,000円（1人あたり580円）から利用できます。
新しいシステムの使い方を覚えたり、教えたりする手間も不要
「HRMOS経費」は経理知識がなくても使いやすい経費精算システムです。経理になじみがない人でもすぐにわかるような選択肢が並び、支払った金額を入力するだけで、簡単に経費申請ができます。
もっともわずらわしい交通費や出張費の申請は、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを「ネットワーク型ICカードリーダー」にピッとするだけで完了！PCを立ち上げる手間もなく、新しいシステムの使い方を覚える必要もありません。もちろん承認者や経理担当者のチェック作業も大幅に軽減できます。
初期の導入サポートと継続サポート体制も充実
導入に関するサポートは、お電話、メール、FAXの複数窓口をご用意しています。さらに、お問い合わせ履歴をすべて保存しているので、その都度、適切な回答が得られる点も大きな魅力です。
また、対面での導入支援、操作支援などの有償サービスもあり、状況によって使い分けられます。
よくあるご質問「導入」について｜クラウド経費精算システム「HRMOS経費」
リーズナブルで使いやすい「HRMOS経費」で、会社の経費精算フローを簡単・便利にしてみませんか？
経費精算システムはイージーソフトの「HRMOS経費」
社内で発生する交通費、出張費、会議費、交際費などのさまざまな諸経費。それらの、申請→承認→支払という一連の処理を電子化し、一元管理できるシステムが「HRMOS経費」です。
豊富な導入実績
経理の知識がなくても、簡単に経費精算できる「HRMOS経費」は、一般の大手企業だけでなく、金融機関、学校、各種団体、特殊法人など、業界規模問わず豊富な導入実績があります。
安心安全なセキュリティ・改ざんも未然に防ぐ
「HRMOS経費」は、低コストで気軽に導入できる「クラウドサービス」をご用意しており、世界トップレベルのセキュリティを誇る、「Microsoft Azure」を採用。通信の暗号化やバックアップ体制ももちろん万全。安心してご利用いただけます。
機能面では、一度精算書を提出すると、金額などの重要項目を完全にロックして改ざんなどを防ぎ、データを確実に保全します。電子帳簿保存法にも完全準拠しているので、領収書の電子化も安全・確実に行うことができます。
オプション豊富で拡張性も高い
さらに設定の変更のみで、お客様のご希望どおりの要件を実現できる「拡張性の高さ」も人気です。
簿記や経費精算の知識があるスタッフによるサポートも手厚く、導入時の「わからない」も速やかに解決します。
「HRMOS経費」のお問合せはイージーソフトまで、お気軽にご相談ください！